FULLTEXT DEL 4 AV 6
Årsredovisning 2024
Samhällsansvarsinformation Rutiner för kontakter med den egna arbetskraften och arbetstagarrepresentanter (S1-2) Rutiner för att gottgöra för negativ påverkan och kanaler genom vilka de egna arbetstagarna kan uppmärksamma problem (S1-3) Vi genomför årliga utvärderings-, mål- och utvecklingssamtal där vi tar upp säkerhet, arbetsmiljö, rimlig arbetsbelast- ning och inkluderande arbetsplatser. Minst en sådan dokumenterad gransk- ning ska genomföras årligen. Denna ska bestå av två delar: en del relaterad till måluppfyllande, beteende och arbets- uppgifter, och den andra gällande mål och aktiviteter för det kommande året. Ambitionen är dock att samtliga medar- betare ska ha utvärderings-, mål- och utvecklingssamtal både vid halvårsskiftet och vid årsskiftet. Billeruds årliga medarbetarundersökning är ett viktigt verktyg för våra chefer och våra medarbetare. Det hjälper oss att iden- tifiera relevanta åtgärder för kontinuerliga förbättringar och att följa upp hur väl kon- takterna med våra medarbetare fungerar. Genom att arbeta aktivt med resultaten strävar vi efter att ge alla medarbetare en bättre arbetsplats. Medarbetarundersök- ningen ger varje medarbetare på Billerud en direkt och strukturerad möjlighet att påverka och utveckla sin arbetsmiljö. Denna process är endast tillämplig på anställda. Icke-anställda deltar inte i undersökningen. Resultaten av undersökningen diskuteras inom varje avdelning och på en företags- omfattande nivå och handlingsplaner skapas utifrån undersökningsresultaten. Handlingsplanerna registreras och inte- greras i beslutsfattandet och kommunice- ras till medarbetarna via flera kanaler. Andra aktiviteter gällande engagemang med medarbetare såsom möten och Alla chefer har uppgiften att säkerställa en trygg och säker arbetsplats, och eventuella missförhållanden kräver snabba och effektiva korrigerande åtgärder. Ansvaret för att utreda, åtgärda och följa upp missförhållanden ligger hos närmaste chef. Om närmaste chef är inblandad i avvikelsen eller av annan anledning inte kan ta ansvar för utredningen övergår ansvaret till när- mast högre chef. Chefer som misstänker eller som får information om en even- tuell avvikelse är skyldiga att diskret undersöka om en sådan avvikelse har inträffat. Om en avvikelse har inträffat måste korrigerande åtgärder vidtas för gottgörelse. När det gäller misstanke om negativ påverkan på den egna arbetskraften, till exempel kopplat till diskriminering eller trakasserier, utreder Billerud händelsen och vidtar lämpliga åtgärder. En doku- menterad plan tas fram för att följa upp situationen och säkerställa att diskrimi- neringen eller trakasserierna upphör. Avhjälpande åtgärder relaterade till mångfald kan vara kopplade till faktisk diskriminering eller trakasserier, eller till förebyggande eller korrigerande åtgär- der för att attrahera och rekrytera en mångsidig talangreserv och säkerställa en inkluderande arbetsplats. Avhjälpande åtgärder kopplade till hög arbetsbelastning är fokuserade på reha- bilitering. Rehabilitering av medarbetare workshops sker på lokal nivå på bruken eller på olika avdelningar. Dessutom hålls individuella möten, teammöten, funktions- övergripande möten och Townhalls under hela året. Det finns även lokala kommit- téer för bland annat mångfald och inklu- dering, med utbildade mångfalds- och inkluderingsambassadörer. Medlem- marna representerar ledningen, olika medarbetargrupper och funktioner samt fackföreningar i tillämpliga fall. Informa- tion från de lokala kommittéerna eskale- ras vid behov till koncernnivå. Billerud har en intranätportal som funge- rar som en central plattform där medar- betarna har tillgång till information och specifik information om påverkan, risker och möjligheter. Billerud har inte fört dialog med sina egna medarbetare gällande den potentiella påverkan på dem som kan uppstå av att vi minskar koldioxidutsläppen och övergå till en klimatneutral verksamhet. Detta är på grunda av att ingen sådana potentiell påverkan har identifierats. VD är ytterst ansvarig för Billeruds enga- gemang med medarbetare. EVP HR & Communications ansvarar för kontakterna med fackliga organisationer. På lokal nivå har Billerud kommittéer som innefattar både arbetsgivar- och medarbetarrepre- sentanter. Tillsammans prioritera roch dis- kuterar de Billeruds förebyggande hälsoarbete och stöd lokala initiativ, till exempel när det gäller mångfald och inkludering. dokumenteras tydligt och arbetsrelate- rade rehabiliteringsåtgärder genomförs med målet att medarbetaren ska kunna återgå till arbetet så snart som möjligt. Rehabiliteringsprocessen med tidiga och proaktiva åtgärder ska förebygga långvarig sjukfrånvaro och återkom- mande korta sjukfrånvaroperioder. Den koncerngemensamma processen för rehabilitering gäller över hela koncernen och omfattar initiering, planering (till exempel hälsointervjuer och rehab- möten), implementering (till exempel uppföljningsmöten) och avslutning (till exempel fastställande om huruvida per- sonen har kunnat återgå till arbetet). Billerud bedömer effektiviteten av avhjälpande åtgärder beroende på påverkan i det specifika fallet. Vi följer upp och omprövar handlingsplaner vid behov. Alla medarbetare vid Billerud förväntas rapportera missförhållanden till sin när- maste chef. Problem och anmälningar kan även rapporteras anonymt via Bille- ruds visselblåsarkanal Speak-Up Line, som är öppen för både Billeruds egna medarbetare och externa partner. Speak-Up Line finns på intranätet, samt på en extern webbplats. Billerud följer upp kännedomen om Speak-Up Line och hur effektivt den fungerar genom frågor i den årliga medarbetarunder- sökningen. Speak-Up Line är en web- baserad portal som tekniskt drivs av en oberoende tredjepartsleverantör, men som innehållsmässigt hanteras av Bil- lerud. Läs mer om Billeruds Speak-Up Line under G1-1 på sidan 146. 118 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 119 ===== Samhällsansvarsinformation Åtgärder (S1-4) Åtgärder för att hantera vår påverkan presenteras nedan. Åtgärderna pågår utan något fastställt slutdatum om inget annat uttryckligen anges i punkterna nedan. Inga väsentliga driftsutgifter eller kapitalutgifter är avsatta till åtgärderna nedan. Resurser som tilldelats för att hantera väsentliga påverkansområden inkluderar ekonomiska resurser under tröskelvärdena för betydande drifts- och kapitalutgifter, samt personalresurser. Personalresurserna är i huvudsak koncentrerade till den globala HR-funk- tionen, samt till HR- och ledningsfunktio- nerna vid bruken. Tekniska resurser, som det globala HR-systemet, fungerar som stöd för aktiviteterna nedan. Mångfald och inkludering samt diskriminering och trakasserier Billeruds kärnvärden och program- met Hållbart ledarskap stöder våra ansträngningar att bygga team som präglas av mångfald samt att främja en inkluderande arbetsmiljö utan utrymme för mobbning eller diskriminering. Mild- rande åtgärder innefattar till exempel utbildning om mångfald, inkludering och tillhörighet, lönekartläggning med avseende på jämställdhet samt centrala och lokala mångfaldskommittéer, som beskrivs på denna sida. Alla åtgärder på sidorna 119–120 bidrar till målet i medarbetarpolicyn att skapa en hållbar arbetsmiljö med skäliga arbetsvillkor för alla medarbetare, och/eller till målet i mångfald-och inkluderingsdirektivet att bli en verkligt representativ, mångsidig och inkluderande organisation. Billerud använder mål, mått samt vår årliga med- arbetarundersökning för att följa upp de kollektiva åtgärder som är kopplade till mångfald, så som beskrivs under S1-5 på sidan 121. Dock är inga koncernmål definierade för delåtgärder. Inkluderande arbetsmiljö Billerud justerar arbetsförhållanden för att de ska passa alla enskilda medarbe- tare, bland annat genom ergonomiska hjälpmedel och specialanpassade arbetskläder. Åtgärderna är en del av Billeruds systematiska arbetsmiljöarbete för både kollektivanställda och tjäns- temän med det förväntade utfallet att tillhandahålla en god arbetsmiljö för alla medarbetare. Alla Billeruds regioner är delaktiga i detta arbete. Inkluderande rekryteringsmetoder Vi rekryterar från en bred talangpool som sträcker sig bortom våra traditionella nät- verk, för att uppnå större mångfald och säkerställa att vi hittar den person som är mest kompetent för varje befattning. I Region Europa beaktar vi exempelvis våra hållbarhetsmål när vi rekryterar sommarvikarier och praktikanter. I Region Nordamerika ser vi bland annat till att intervjupaneler består av både män och kvinnor. I vår traditionellt mans- dominerade bransch är resultatet att nå en mer jämställd representation, vilket beskrivs i S1-5 på sidan 121. Könsfördelning, lönekartläggning med avseende på jämställdhet och kompensation Vi mäter och analyserar könstillhörig- hetsfördelningen månadsvis. Att få en jämnare könstillhörighetsfördelning i organisationen är ett första steg mot en mer inkluderande arbetsplats. Genom att samla in och analysera data kan vi fatta välgrundade beslut. Vidare genom- för vi årligen lönekartläggningar för att säkerställa lika lön för lika arbete. Denna kartläggning syftar till att upptäcka, korrigera och förhindra potentiella orätt- visa löneskillnader och andra orättvisa anställningsvillkor och förmåner. Sådana kartläggningar utförs i alla länder där Billerud bedriver verksamhet, med undantag för Region Nordamerika. Utbildning om mångfald och inkludering Alla medarbetare måste genomgå utbildning om mångfald, inkludering och tillhörighet och gällande mångfald- och inkluderingsdirektivet. Utbildningen ingår i introduktionen för nya medar- betare samt i utvalda workshops vid bruken. Utbildning med anknytning till mångfald-och inkluderingsdirektivet ingår också i vårt program för hållbart ledarskap och program för hållbara medarbetare. Alla medarbetare har tillgång till samma kurser och utbild- ningsprogram. Dessutom hålls årliga workshops kring mångfald och inklude- ring vid alla bruk. Vi uppmuntrar till en fortlöpande diskussion om mångfald och inkludering genom en verktygslåda med resurser för chefer samt kommittéer för mångfald och inkludering vid alla bruk. Det förväntade utfallet av dessa åtgärder är att skapa kunskap och medvetenhet om ämnet. Lokala kommittéer för mångfald och inkludering Alla bruk och andra enheter inom Bil- lerud ska spegla samhället de verkar i för att kunna vidta relevanta åtgärder. I Sverige har Billerud etablerat lokala kom- mittéer med utbildade ambassadörer för mångfald och inkludering. Medlem- marna representerar ledningen, olika medarbetargrupper och funktioner samt fackföreningar i tillämpliga fall. Kommit- téerna sammanträder varje kvartal. De förbereder och genomför åtgärder för att förbättra och säkerställa mångfald och inkludering. Vissa bruk sponsrar den lokala Pride-paraden. Andra bruk erbjuder workshops på olika språk base- rat på behov. I Region Nordamerika finns ett team för mångfald och inkludering som har stöd av ledningen och som fungerar som råd- givare när det gäller aktiviteter relaterade till mångfald och inkludering. Det förvän- tade utfallet är att förbättra kunskapen om- och åtgärderna kring mångfald och inkludering på alla bruk. Externa mångfaldsevent I Region Nordamerika finns en tvärfunk- tionell grupp med kvinnor som ingår i arbetsgruppen Women in Business Taskforce. Gruppen arbetar med de utmaningar och hinder som kvinnor i näringslivet möter. Målet är att skapa en positiv, inbjudande och stödjande arbetsplats för alla medarbetare i Region Nordamerika samt att öka antalet kvinnor på arbetsplatsen och i ledande befatt- ningar. Billerud Region Nordamerika sponsrar också medlemskap i Women in Manufacturing, en amerikansk förening som främjar kvinnor i näringslivet. Billerud Region Europa fortsatte vidare sitt sponsorskap för Introduce a Girl to Engineering Day (IGEday) under året. I år lanserade vi också den första IGEday i Billerud Region Nordamerika. Syftet med dagen är att inspirera flickor och främja deras intresse för teknik och ingenjörsvetenskap. Totalt deltog 113 flickor på Billeruds event under IGEday 2024. Dessutom har Billerud åtagit sig att ha en mångsidig representation vid skolbesök, mässor och andra event. Det förväntade utfallet av insatserna är att locka fler kvinnor till Billerud och till vår bransch i stort. Undersökning av medarbetar engagemang Den årliga undersökningen av med- arbetarengagemang innehåller frågor om mångfald och trakasserier. En fråga utvärderar om medarbetarna känner sig inkluderade och om alla medarbetare har likvärdiga möjligheter. En annan fråga bedömer om respondenterna utsatts för kränkande särbehandling, mobbning, trakasserier eller annan diskriminering på arbetsplatsen. Under- sökningen är anonym och kan inte leda till några utredningar, men resultaten gör det möjligt för Billerud att följa utveck- lingen och att gå in med förebyggande åtgärder under hela året. Alla medarbe- tare får enkäten. Det förväntade utfallet av undersökningen är att mäta och följa upp Billeruds förmåga som arbetsgivare sett till ett antal olika aspekter. Klagomål och gottgörelse Fall av diskriminering och trakasserier kan rapporteras via Speak-Up Line eller direkt till chefer. Billerud utreder båda typerna av rapporter och bedömer vilka ärenden som ska klassificeras som dis- krimineringsärenden. Efter utredningsfa- sen vidtar Billerud korrigerande åtgärder 119 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 120 ===== Samhällsansvarsinformation baserat på ärendets allvarlighetsgrad. Alla medarbetare i alla regioner omfattas av sådana åtgärder, om nödvändigt. Vi har etablerade processer för att han- tera diskriminerings- och trakasserifall, så som specificeras i våra riktlinjer och åtgärdsplan gällande kränkande särbehandling och trakasserier. Det förväntade utfallet av åtgärderna är att möjliggöra rapportering och tillämpliga korrigerande åtgärder vid bristande efterlevnad. Handlingsplaner för 2025 Billerud utvecklar för närvarande hand- lingsplaner för 2025 i alla regioner, rik- tade till bruken. Sådana handlingsplaner omfattar bland annat åtgärder inom kommunikation, utbildning och employer branding. Handlingsplanerna ska i hög grad bygga på Billeruds generella mångfaldsarbete. Planerna kan variera beroende på region och bruk och pre- senteras inte i sin helhet i denna rapport. Hög arbetsbelastning som påverkar välbefinnandet för personalen Avsikten med det övergripande stra- tegiska och systematiska hälsoarbetet vid Billerud är att ge underlag för att förebygga och minska arbetsrelaterad sjukfrånvaro och ohälsa. Billeruds mål för sitt arbete inom hälsoområdet är att upprätthålla låg sjukfrånvaro och bättre hälsa på arbetsplatsen. Detta kommer att ge ökad produktivitet och högre kvalitet. Åtgärderna på denna sida bidrar till målen i direktivet för hälsoar- bete. Mildrande åtgärder är till exempel utbildningsprogram, programmet för hållbart ledarskap och programmet för hållbara medarbatare som beskrivs i kommande stycken. Billerud följer upp åtgärdernas effektivitet genom att spåra utbildningstimmar och slutförda ledarskapsprogram. Vidare drar man slutsatser av prestationshantering, årliga medarbetarundersökningar och sjuk- frånvarostatistik. Utbildningsaktiviteter och hållbart ledarskap Alla medarbetare måste delta i arbets- miljöutbildning. Dessutom ingår teman som balans mellan arbetsliv och privatliv, psykisk säkerhet och medarbetarnas välbefinnande i Billeruds program för hållbart ledarskap och hållbara med- arbetare ingår. Programmet för hållbart ledarskap omfattar utbildning i hur man kan förbättra chefers välbefinnande, minska stress och förbättra tidplane- ring och kommunikation. Läs mer om omfattning och resultat under av dessa program på denna sida. Ytterligare utbildningar inom arbetsmiljö presente- ras under ESRS S1 – Den egna arbets- kraften – Arbetsmiljö på sidan 124. Prestationshantering I den årliga prestationshanteringen, som är en pågående process för prestations- styrning, ventileras specifika frågor om stress och återhämtning. Under 2024 har vi särskilt betonat vikten av att sätta SMART-mål, i syfte att hjälpa våra med- arbetare att skapa struktur och fokus och därigenom uppnå en bättre balans. Vi förväntar oss också att varje chef har regelbundna personliga samtal med varje medarbetare om arbetsbelastning och prioritering. Alla tjänstemän i alla regioner ska delta i prestationsgransk- ningen. I Sverige och Finland ingår även kollektivanställda i prestations- granskningen. Det förväntade utfallet av prestationsgranskningen är att ge med- arbetaren verktyg för att prestera bättre, samt öppna för samtal om till exempel arbetsmiljöfrågor. Medarbetarundersökning I vår årliga medarbetarundersökning ställer vi specifika frågor kopplade till arbetsbelastning, stress och återhämt- ning. Alla medarbetare kan genomföra enkäten och det förväntade utfallet av åtgärderna är att få värdefulla insikter i engagemang, ledarskap och arbetskul- tur, vilket gör det möjligt för oss att driva kontinuerlig förbättring och stärka Bille- rud som en utmärkt arbetsplats. Team som har problem kring stress eller arbetsmiljö kan ta itu med problemen genom specifika handlingsplaner som fastställs löpande under hela året. Che- fer har tidigare upplevt mer stress jäm- fört med andra medarbetare, baserat på svaren från medarbetarundersökningar. Svaren 2024 visar dock att chefer och medarbetare upplever liknande nivåer av stress. Arbetshälsa och gottgörelse Billerud samarbetar med lokal före- tagshälsovård för att hantera enskilda frågor som rör arbetsmiljö och stress. Alla medarbetare har fri tillgång till häl- sovård genom interna och/eller externa vårdgivare. De har till exempel tillgång till läkare, sjuksköterskor, ergonomer och andra hälsospecialister. Utöver stöd för fysisk hälsa och säkerhet erbjuder Billerud stöd avseende psykisk ohälsa till dem som behöver det. Läs mer under S1-4 på sidan 126. Billerud är som arbetsgivare ansvarig för att erbjuda organiserade anpassnings- och rehabi- literingsaktiviteter på arbetsplatsen så som beskrivs i S1-3 på sidan 118, men avhjälpande aktiviteter efterfrågas säl- lan. Billerud kan inte ge information om individuella fall där insatser har gjorts. Medarbetar- och kompetens utveckling Billerud arbetar med kompetensutveck- ling på alla nivåer för att uppfylla bola- gets mål, värderingar och strategi samt uppfylla enskilda medarbetares utveck- lingsbehov. Alla sådana aktiviteter ska bidra till målsättningarna i People Review direktivet (prestations-, talang-, och successionshantering) och kompetens- utvecklingsdirektivet för att attrahera, utveckla och behålla rätt personer och den fortsatta utvecklingen av ledare och medarbetare. Billerud använder mål på individnivå för att följa upp åtgärdernas effektivitet, enligt beskrivningen under S1-5 på sidan 121. Utbildningskatalog Alla medarbetare har full frihet att välja kurser från online-kursbiblioteket och utbildningskatalogen. Här finns ett brett utbud av kurser inom olika ämnen, som affärsstrategi, projektledning, tekniska färdigheter och effektiv kommunikation. Alla medarbetare har tillgång till katalo- gen och kan begära utbildning. De bevil- jas utbildning beroende på relevansen för den enskilda medarbetarens speci- fika roll i koncernen. Icke-anställda i vår personalstyrka kan erhålla viss utbild- ning och utveckling, allt efter behov. Det förväntade utfallet av programmet är att öka den övergripande kunskaps- nivån bland Billeruds medarbetare och främja en kultur av lärande. Prestations- hanteringen innehåller också ett tydligt avsnitt om lärande och utveckling. För att strukturera vår medarbetarutveck- ling och kompetensutveckling erbjuder Billerud initiativ relaterade till tre huvud- kategorier av utbildning: Hållbart led- arskap hållbara medarbetare och lokal säkerhets- och bruksspecifik utbildning. Lokal och bruksspecifik utbildning pågår fortlöpande efter aktuella behov och krav. Det kan till exempel handla om lokal certifiering av bruksmedarbetare, eller om säkerhet och efterlevnad. Programmet för hållbart ledarskap Billerud har under många år haft ett starkt fokus på att utveckla sina ledare genom det egenutvecklade ledarskaps- programmet Hållbart ledarskap. Pro- grammet är ett pågående program med det förväntade utfallet att ge alla chefer goda ledarskapsverktyg. Utvecklingen över tid har varit mycket positiv, vilket återspeglas i Billeruds Hållbara Ledar- skapsindex, som är en del av den årliga medarbetarundersökningen. Indexet mäter medarbetarnas upplevelse av sina chefers ledarskap och ger värdefulla insikter om både styrkor och utvecklings- områden för varje ledare. Under 2024 genomförde cirka 50 chefer i Europa och 50 chefer i Nordamerika utbildningen. För 2025 är planen att 40 nya chefer ska utbildas i Europa, och i Nordamerika ska en plan utarbetas för vidareutveckling av programmet. Dess- utom genomfördes en förberedande e-kurs inför programmet med 99 chefer under 2024. Detta program är tillgängligt för alla nyanställda chefer. Inom vårt online-kursbibliotek och i utbildningska- talogen finns det många kurser som är specifikt inriktade på ledarskap inklusive feedback, situationsanpassat ledarskap och psykisk säkerhet. 120 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 121 ===== Samhällsansvarsinformation Programmet för hållbara medarbetare Syftet med programmet för hållbara medarbetare är att ge en ram som ska hjälpa medarbetarna att förstå Billeruds värderingar och tillämpa dem på sitt eget arbete. Alla nya medarbetare vid Billerud genomgår en introduktionskurs där de lär sig de fyra komponenterna i programmet och gör ett personligt åtag- ande om hur hen kan främja programmet i sitt eget arbete. Under 2024 slutförde totalt 544 personer e-kursen Billerud hållbara medarbetare som erbjuds i utbildningskatalogen. Denna kurs kom- mer i framtiden att vara obligatorisk för alla medarbetare. Identifiering och hantering av åtgär- der kopplade till negativ påverkan Den årliga medarbetarundersökningen och ytterligare frågeformulär från säker- hetskommittéer används som verktyg för att identifiera åtgärder mot negativ påverkan och för att utveckla hand- lingsplaner. Resultaten övervakas och analyseras, och varje bruk upprättar en aktivitetsplan för året som innehåller specifika KPI:er. Om KPI:erna inte upp- fylls revideras eller ändras aktiviteter och arbetssätt. Vi genomför riskbedömningar för att förebygga situationer där vi kan orsaka eller bidra till fysisk, organisatorisk och/ eller socialt negativa påverkan på den egna arbetskraften. Riskbedömningar används för att analysera vilka potenti- ella risker som finns, hur sannolikt det är att de kopplade incidenterna kommer att inträffa och vilken påverkan som i så fall uppstår. Riskbedömningen omfattar fysiska, organisatoriska och sociala aspekter och utförs både på avdel- ningsnivå, koncernnivå och för enskilda arbetsuppgifter. Mått och mål Mål (S1-5) Mångfald och inkludering samt diskriminering och trakasserier Billerud har ett mål för koncernens könstillhörighetsfördelning. Målet ska stötta oss att uppfylla målsättningarna i medarbetarpolicyn och mångfald- och inkluderingsdirektivet om och hjälpa oss att bli en verkligt representativ och inkluderande organisation som främjar mångfald. Målet är främst inriktat på att hantera påverkan av en obalanserad könsfördel- ning, men det kan också ha en positiv påverkan när det gäller diskriminering och trakasserier. Billeruds långsiktiga ambition är att nå fördelningen 60/40 mellan manliga och kvinnliga medarbe- tare och chefer på alla platser och i alla funktioner. Chefer definieras som chefer med medarbetaransvar. Målet för 2024, som definierades under 2023, sattes till 22,0% kvinnliga med- arbetare och 25,5% kvinnliga chefer. Resultatet för 2024 var 21,8% sett till medarbetare och 26,4% sett till chefer. Målet för 2025, som omdefinierades 2025, är 26,5% för chefer och 22,0% för Mål S1 - Den egna arbetskraften Baslinjevärde Utfall 2024 Mål 2024 Mål 2025 Mål 2030 Basår Totalt Totalt Totalt Totalt Totalt Andel kvinnliga medarbetare totalt, % 2023 21,7 21,8 22,0 22,0 – Andel kvinnliga chefer, % 2023 25,0 26,4 25,5 26,5 – medarbetare, vilket framgår av tabellen nedan. Anledningen till att vi inte nått målet för kvinnliga anställda beror delvis på att vi har en högre personalomsättning bland kvinnor. Denna trend granskas för närvarande av HR och interna fokus- grupper. Vår framgång i att nå vårt mål för kvinnliga chefer kan delvis härledas från konsekventa arbetsgivarvarumär- kesaktiviteter. Mål på koncernnivå fastställs av EVP HR & Communications. Medarbetare och andra intressenter har inte deltagit i att fastställa målen. Målformuleringen baseras dock på indata från tidigare resultat och från den årliga medarbetar- undersökningen. På lokal nivå har våra arbetsmiljö- och mångfaldskommittéer deltagit i att fastställa, följa upp och identifiera förbättringar kopplade till utfall i samband med målen. Metoden för att mäta mål är att dividera antalet kvinnliga medarbetare och kvinnliga chefer med det totala antalet anställda och chefer, baserat på antalet anställda den 31 december. Alla med- arbetare är inkluderade i nämnaren. Inga förändringar av metod har skett över tid och inga ytterligare antagan- den har gjorts. Målet omfattar samtliga Billeruds marknader i den egna verk- samheten och är ett absolut mål. Målet omfattar enbart tillsvidareanställda och inkluderar inte anställda i dotterbolaget ScandFibre Logistics AB, samarbetsar- rangemanget Bomhus Energi AB eller intressebolaget Trätåg AB. Målet över- vakas och rapporteras till koncernled- ningen på månadsbasis. Medarbetar- och kompetensutveck- ling och hög arbetsbelastning som påverkar välbefinnandet I detta skede har Billerud inget koncer- növergripande mål gällande utveckling eller hög arbetsbelastning som påverkar välbefinnandet. Anledningen till att Bil- lerud inte har definierat ett mål kopplat till utveckling är att vi för närvarande övervakar datakvaliteten avseende antalet utbildningstimmar. Vi kommer att utvärdera möjligheten att fastställa ett mål relaterat till utbildning och relevan- sen av detta under de närmaste åren. Utbildningsmål fastställs dock individu- ellt för varje medarbetare och bestäms inom ramen för utvärderings-, mål- och utvecklingssamtalet. Effektiviteten av policyer och åtgärder mäts genom denna process. Trots att det ännu inte är ett formellt mål, är Billeruds övergripande rekommen- dation för anställda att de ska ägna 30 minuter i veckan åt yrkesmässig utveckling, till exempel genom de kurser som erbjuds i utbildningskatalogen. När det gäller hög arbetsbelastning följer Billerud upp hur väl vi når våra policymål genom mått som till exempel sjukfrån- varo. Från 2025 kommer även registrerbar arbetsrelaterad ohälsa att ingå i mått för hälsa och säkerhet som presenteras i S1-5 på sidan 128. Billerud har alltså inget separat mål relaterat till denna fråga. Resultaten från den årliga med- arbetarundersökningen, utbildningen och prestationshanteringen används också för att mäta framstegen i förhål- lande till policymål och åtgärder. För att hantera båda dessa frågor har vi en uttalad ambition att lyfta kompetens och yrkesmässig utveckling och minska sjukfrånvaron. Inga specifika indikatorer för bedömning av framsteg eller baslin- jer har definierats. 121 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 122 ===== Samhällsansvarsinformation Mått Alla mått nedan rapporteras per antal anställda (antal personer) den 31 december 2024. Inget av nedanstående mått valideras av andra externa organ än försäkringsgivaren. Måtten inkluderar Billerud-anställda och anställda i konso- liderade företag förutom för Trätåg AB. Uppgifter om företagets anställda (S1-6) Anställda efter avtalstyp, per könstillhörighet och region Måtten till höger visar det totala antalet anställda fördelat på könstillhörighet och land för tillsvidareanställda, till- fälligt anställda och behovsanställda samt för hel- och deltidsanställda. Till behovsanställda räknas jouranställda men Billerud har inga anställda med den anställningsformen. Deltidsanställda definieras som alla anställda som mot- svarar mindre än en heltidsekvivalent. Syftet med måtten är att ge en bild av Billeruds sysselsättningsstrategi och att fungera som underlag för beräkningar av andra kvantitativa mått, kopplade till alla påverkansområden, risker och möjligheter som presenteras i denna standard. Det mest representativa antalet i bok- slutet presenteras under not 5 Anställda och kostnader för ersättningar till anställda. Sådana mått presenteras dock som genomsnitt för 2024 sna- rare än per den 31 december. Måtten innehåller inga betydande antaganden eller begränsningar. Utfall 2024 Kön Antal anställda Män 4 526 Kvinnor 1 296 Övriga 0 Ej angivet 0 Totalt antal medarbetare 5 822 Utfall 2024 Land Antal anställda Sverige 3 944 USA 1 651 Övriga 227 Totalt antal medarbetare 5 822 Anställda per avtalstyp, könstillhörighet Utfall 2024 Kvinnor Män Övriga Ej angivet Totalt Antal anställda 1 296 4 526 0 0 5 822 Antal tillsvidareanställda 1 228 4 391 0 0 5 619 Antal visstidsanställda 68 135 0 0 203 Antal behovsanställda 0 0 0 0 0 Antal heltidsanställda 1 278 4 478 0 0 5 756 Antal deltidsanställda 18 48 0 0 66 Anställda per avtalstyp, region Utfall 2024 Europa Nord- amerika Asien Total Antal anställda 4 154 1 651 17 5 822 Antal tillsvidareanställda 3 957 1 645 17 5 619 Antal visstidsanställda 197 6 0 203 Antal behovsanställda 0 0 0 0 Antal heltidsanställda 4 097 1 642 17 5 756 Antal deltidsanställda 57 9 0 66 Personalomsättning Det totala antalet tillsvidareanställda som lämnade sin anställning under 2024 är ett aggregerat av antalet fast anställda som säger upp sig frivilligt eller lämnar anställningen på grund av uppsägning, pensionering eller dödsfall i tjänst. Personalomsättningen beräk- Personalomsättning Utfall 2024 Totalt antal tillsvidareanställda som lämnade företaget under 2024 454 Personalomsättning 2024 8,1% nas med det totala antalet avslutade anställningar dividerat med det totala antalet fast anställda under året. Måtten innehåller inga andra betydande anta- ganden eller begränsningar. 122 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 123 ===== Samhällsansvarsinformation Mångfaldsindikatorer (S1-9) Mångfaldsindikatorerna nedan hjälper oss att följa upp vårt arbete för att nå våra mål om jämnare könsfördelning. Det tillåter oss att förstå köns- och åldersför- delning både på ledningsnivå och bland våra medarbetare. Med högsta led- ningen avses Billeruds koncernledning, vilket är den högsta verkställande led- ningsgruppen. Billeruds koncernledning presenteras på sidan 36. Anställda definieras som alla medarbe- tare oavsett avtalstyp. Vi har inkluderat de enhetsspecifika mångfaldsindikato- rerna för styrelsen för att påvisa hur för- delningen ser ut på olika beslutsfattande nivåer. Mått för styrelse och koncernled- ning innehåller konsoliderade bolag för- utom dotterbolaget ScandFibre Logistics AB, samarbetsarrangemanget Bomhus Energi AB eller intressebolaget Trätåg AB. Måtten för medarbetare innehåller samtliga konsoliderade bolag. Måtten innehåller inga betydande antaganden eller begränsningar. Inget av måtten valideras av andra externa organ än för- säkringsgivaren. Incidenter, anmälningar och allvarliga inverkningar relaterade till mänskliga rättigheter (S1-17) Det totala antalet diskrimineringsinciden- ter, inklusive trakasserier, är uppdelat efter anmälningar som lämnats in via Speak-Up Line och incidenter som rap- porterats via HR. Sådana förfaranden inkluderar händelser där en medarbetare rapporterat en incident direkt till HR eller till sin chef, som eskalerat ärendet till HR. Under 2024 klassificerades 20 rapporterade fall som diskriminering eller trakasserier, och utreddes och åtgärda- des. Läs mer om korrigerande åtgärder Utfall 2024 Styrande organ Kvinnor Män Under 30 år 30–50 år Över 50 år Styrelse (exklusive arbetstagarrepresentanter) 2 (33%) 4 (67%) 0 (0%) 1 (17%) 5 (83%) Styrelse (inklusive arbetstagarrepresentanter) 2 (25%) 6 (75%) 0 (0%) 1 (13%) 7 (88%) Koncernledning (högsta ledningsnivå) 2 (22%) 7 (78%) 0 (0%) 4 (44%) 5 (56%) Medarbetare 1 296 (22%) 4 526 (78%) 744 (13%) 2 666 (46%) 2 412 (41%) under S1-4 på sidan 126. Det finns en risk för att diskrimineringsärenden inte är fullständiga, eftersom fall som inte har rapporterats via varken Speak-Up Line, HR eller ansvarig chef inte kommer att återspeglas i måtten. Det totala beloppet av böter, viten och ersättningar för sådana missförhållanden är lika med 0, och syns därför inte i några finansiella rapporter. Antalet allvarliga incidenter med avse- ende på mänskliga rättigheter inkluderar rättsliga åtgärder, formella anmälningar och allvarliga anklagelser i offentliga rapporter och media. Sådana incidenter uppmärksammas av Billerud genom rapporter till Speak-up Line, genom interna kvartalsvisa rättstvistrapporter till revisionsutskottet och genom en årlig efterlevnadsundersökning för ett urval av 35 chefer på hög nivå. Undersökningen fångar upp all Billeruds verksamhet. Undersökningen är icke-anonym och skickas ut till högre chefer och högsta ledningen, koncernledningen och chefer för bruken i Europa och Nordamerika. De rapporterade måtten baseras på vad som meddelas av en begränsad grupp (högre chefer och högsta ledningen) i organisationen. Undersökningen ute- sluter dessutom mindre avvikelser. Den rapporterande personen avgör vad som är att betrakta som en mindre avvikelse. Måtten inkluderar alla konsoliderade bolag förutom samarbetsarrangemanget Bomhus Energi AB eller intressebolaget Trätåg AB. Det totala beloppet av böter, viten och ersättningar för sådana missförhållanden är lika med 0, och syns därför inte i några finansiella rapporter. Incidenter, anmälningar och allvarliga inverkningar relaterade till mänskliga rättigheter Utfall 2024 Totalt antal diskrimineringsfall, inklusive trakasserier: 20 Varav anmälningar via Speak-Up Line 5 Varav anmälningar via HR 15 Antalet klagomål relaterat till egen arbetskraft som raporterats till Speak-Up Line, exklusive diskrimineringsfallen ovan 8 Totalt belopp av böter, viten och ersättningar för skador som följd av incidenter och anmälningar som redovisats ovan, SEK 0 Totalt antal allvarliga incidenter med avseende på mänskliga rättigheter kopplade till bolagets personal 0 Totalt belopp av böter, viten och ersättningar för skador kopplade till incidenter med avseende på mänskliga rättigheter som redovisats ovan, SEK 0 123 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 124 ===== Samhällsansvarsinformation ESRS S1 Den egna arbetskraften – arbetsmiljö Säkerhet är vår högsta prioritet, och vår vision är noll skador på arbetsplatsen. Som ett tillverkningsföretag är Billerud per definition utsatt för säkerhetsrisker. Ingen medarbetare vid Billerud ska dock behöva bli skadad eller drabbas av ohälsa på grund av sitt arbete. På Billeruds arbetsplatser används tunga maskiner, vassa redskap och farliga kemikalier och det förekommer lyft och transport av material och utrustning. Trots våra ansträngningar med att före- bygga olyckor är arbetet förknippat med risker och kan leda till skador, inklusive fallskador, skärskador och kemiska brännskador. Detta påverkar medarbe- tarnas fysiska och psykiska hälsa. Det värsta scenariot är olyckor som orsakar dödsfall. Kompetenta och engagerade ledare och medarbetare är avgörande för kontinuerlig förbättring och stark säkerhetskultur. Billeruds negativa påverkan avseende olyckor och skador är väsentlig inom vår egen verksamhet över hela organisatio- nen och i alla regioner. Vår riskbedöm- ning visar att de största riskerna finns i våra bruk och i skogsbruket. Kollektivan- ställda löper störst risk. Entreprenörer som arbetar i våra bruk och skogsbruks- verksamheter kan också utsättas för Väsentliga påverkansområden, risker och möjligheter och deras förhållande till strategi och affärsmodell (S1 SBM-3) negativ påverkan av sin arbetsmiljön eftersom deras uppgifter omfattar manuellt arbete och drift av maskiner. Dessa risker behandlas i S2 – Arbetsta- gare i värdekedjan på sidan 130. Se översikten över identifierade väsent- liga påverkansområden, risker och möj- ligheter i SBM-3 på sidan 60. Beskrivning av påverkan Olyckor som resulterar i skador och i värsta fall dödsfall Billeruds påverkan på arbetsmiljöfrågor är nära kopplad till vår affärsmodell. Säkerhet har länge varit kärnan i vår affärsstrategi, och är högt prioriterat. Billeruds färdplan för säkerhet, som definierar åtgärder och mål för att nå en skadefri, säker och trygg arbetsplats, är till exempel nära kopplad till Billeruds strategi ”Vägen framåt”. Målet för från- varo på grund av skada ingår i koncer- nens huvudmål. Läs mer om färdplanen för säkerhet i S1-4 på sidan 126 och mer om målen under S1-5 på sidan 128. Vi har inte identifierat att den negativa påverkan har eller kommer att ha en väsentlig påverkan på vår affärsmodell och värdekedja. De främsta typerna av arbetsrelaterade skador är blåmärken, stukningar och sträckningar, brännskador och sårska- dor, medan de främsta riskerna är expo- nering för kemikalier, kontakt med vassa föremål, samt halk- och fallolyckor. Andra arbetsrelaterade risker omfattar brand, explosion, att träffas av fallande föremål, trafik och att klämmas mellan föremål. På Billerud är vi också medvetna om att ett starkt säkerhetsresultat har en positiv påverkan på lönsamheten. En säker och hälsosam arbetsmiljö minskar inte bara antalet incidenter och olyckor, utan bidrar också till ökad effektivitet i pro- duktionen. Därför är arbetsmiljöåtgärder avgörande för att skapa en stabil, håll- bar och lönsam verksamhet. Dessutom kan det leda till ökad tillfredsställelse med arbetet och därigenom stimulera lönsamheten. Även om arbetsmiljön är viktig för lönsamheten klassificeras den inte som en väsentlig hållbarhetsrela- terad ekonomisk risk eller möjlighet på grund av utformningen av tröskelvärdet i den dubbla väsentlighetsbedömningen. Vi har inte heller identifierat några väsentliga risker som härrör från påver- kan eller beroenden, såsom rättsliga förpliktelser eller skador på anseende. Billeruds väsentliga påverkan ligger inom ramen för den egna verksamheten på grund av att den är arbetsintensiv. Vi står inför samma negativa påverkan och risker som hela branschen. Detta innebär att risker och påverkan inte är specifikt kopplade till Billeruds strategi. Trots att enskilda hälso- och säkerhets- incidenter är isolerade händelser är risken för olyckor och skador typisk för vår bransch och för arbete i massa- och pappersbruk och inom skogsbruk. Påverkan Risk Möjlighet 124 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 125 ===== Samhällsansvarsinformation Policyer (S1-1) Rutiner för kontakter med den egna arbetskraften och arbetstagarrepresentanter (S1-2)Billeruds arbetsmiljöpolicy uttrycker övergripande principer och allmänna åtaganden gällande säkerhet och arbetsmiljö. Policyn ska säkerställa att arbetsmiljö är en integrerad del av samt- liga aktiviteter och beslut i hela bolaget och att detta sker i samarbete med medarbetarna och de fackföreningar som företräder medarbetarna. Policyn kompletteras av ett arbetsmiljödirektiv, som specificerar kraven. Vår vision är en skadefri, trygg, säker och kreativ arbetsplats där alla med- arbetare trivs och har möjligheter till utveckling och variation i arbetet. Detta bidrar också till stabil produktion och hög produktkvalitet. Policyn tar upp flera åtaganden för att förebygga arbetsrela- terade skador, sjukdomar och ohälsa, till exempel bestämmelsen om att formu- lera och följa upp tydliga mål gällande arbetsmiljön. Policyns underliggande direktiv och rutinbeskrivningar ger mer detaljerade regler avseende arbetsmiljö. Billeruds arbetsmiljöpolicy gäller koncernen och dess kontrollerade dotterbolag. Den omfattar Billeruds affärsverksamhet och verksamhet glo- balt. Policyerna gäller alla som arbetar vid Billerud eller för koncernens räkning, inklusive styrelseledamöter, medarbe- tare, praktikanter och entreprenörer. VD är ansvarig för policyn och ytterst ansvarig för att den implementeras och kommuniceras, samt för att efterlevna- den av policyn och direktivet övervakas och följs upp. Processen för övervak- ning omfattar regelbunden uppföljning av arbetsmiljömål. Billerud har etablerat processer för sam- råd, samverkan och deltagande av och med medarbetare och skyddsombud på alla nivåer och i alla funktioner som är aktuella. Sådana samverkansåtgärder består av utveckling, planering och genomförande av hälso- och säkerhets- åtgärder samt prestationsutvärdering av sådana aktiviteter. Styrelsens medarbe- tarrepresentanter deltar också i arbetet att formulera och följa upp mål. För mer information om målformulering, se S1-5 på sidan 128. Dessutom har varje bruk en arbetsmiljö- organisation med dedikerade hälso- och säkerhetsspecialister. Hälso- och säker- hetsinformation utbyts och diskuteras varje vecka vid teammöten på alla bruk och avdelningar, och alla medarbetare får fortlöpande arbetsmiljöutbildning. För mer information om utbildning, se S1-4 på sidan 126. Billerud tillhandahåller webbaserade system för incident- och händelserap- portering samt riskbedömningsrappor- tering. Dessa system är våra viktigaste verktyg för det dagliga arbetet med ledning och övervakning av arbetsmil- jön. Systemen gör det möjligt för oss att rapportera incidenter, undersöka grundorsaker och sätta in korrigerande åtgärder. Alla skador på medarbetare, besökare och entreprenörer måste också eskaleras till utsedda medlemmar av ledningen. Vårt europeiska system används också för riskbedömningar Alla medarbetare får tillgång till policyn och genomgår motsvarande e-kurs i början av sin anställning. De måste även underteckna ett åtagande om en säker arbetsplats som en del av sin årliga prestationsgranskning med sina chefer. Åtagandet följs upp årligen. Policyn granskas även vid teammöten där frå- gor kan tas upp. Linjechefen ansvarar för att säkerställa medverkan och en sektionschef eller avdelningschef följer upp linjechefens insatser med stöd av den lokala arbetsmiljöfunktionen och HR-funktionen för att säkerställa att alla områden inom policyn omfattas. Arbetsmiljörutinerna förbättras konti- nuerligt med input från medarbetarna. Policyn ses över årligen och uppda- teras efter behov. Policyn publiceras på intranätet och på Billeruds externa webbplats. Policyn presenteras också tydligt i våra bruk. Billeruds system för arbetsmiljöledning säkerställer att all verksamhet är förenlig med nationella lagkrav, vårt arbetsmiljö- direktiv samt koncernens övergripande strategi och mål. Systemet säkerställer också att nödvändiga processer och rutiner är etablerade, både på koncern- nivå och på lokal nivå. avseende åtgärder, säkerhetsvand- ringar och checklistor. Riskobservationer kan också tas upp vid teammöten, för att lösas på avdel- nings- eller teamnivå. Dessutom utbyter arbetsmiljöteam från bruken kontinuer- ligt information och erfarenheter med koncernrepresentanter och med varan- dra. Information från sådana rutinmöten eskaleras till ledningen via koncernre- presentanter. Billerud har en intranätportal som fungerar som en central plattform där medarbetarna har tillgång till information och specifika uppgifter om arbetsmiljö. Säkerhets- och kommunikationsteam delar ansvaret för medarbetarenga- gemang när det gäller arbetsmiljö. De samarbetar för att hålla informationen relevant och uppdaterad. 125 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 126 ===== Samhällsansvarsinformation Rutiner för att gottgöra för negativ påverkan och kanaler genom vilka de egna arbetstagarna kan uppmärksamma problem (S1-3) Billerud har en specifik rutin för eska- lering av väsentliga säkerhetshändel- ser. En incidentsutredning inleds om incidenten har orsakat eller bidragit till en negativ påverkan för arbetsmiljön. Begränsningsåtgärder tilldelas ett slut- datum och en ansvarig chef för varje incident. Åtgärdens effektivitet utvärde- ras genom en riskbedömningsprocess för att verifiera att denna har haft önskad effekt. Detta hanteras via våra incident- hanteringssystem, där de identifierade åtgärderna och motsvarande korrige- rande riskbedömning måste slutföras innan incidenten kan avslutas. Om risker kvarstår eller åtgärder inte slutförs i tid eskalerar Billerud lämplig respons innan ärendet avslutas. Billerud kan bland annat vidta följande korrigerande åtgärder: • läkarvård • dokumentation och vid behov eskale- ring av ärenden • undersökning av grundorsaker • handlingsplan för mildrande åtgärder • samarbete med myndigheter och till- synsmyndigheter vid behov Billerud har etablerade koncerngemen- samma rutiner för att rapportera och kommunicera incidenter. Säkerhetsob- servationer, incidenter och tillbud rap- porteras i incidenthanteringssystemet. Alla skador på anställda, besökare och entreprenörer som resulterar i förlorad arbetstid måste rapporteras på en sär- skild lista omedelbart efter att händelsen har blivit känd. Billeruds medarbetare och skyddsom- bud förväntas omgående rapportera avvikelser och misstänkta avvikelser från den arbetsmiljöpolicyn till sin när- maste chef eller till den som ansvarar för policyn. Anonym rapportering av missförhållanden (visselblåsning) kan ske via Billeruds konfidentiella rapporte- ringssystem, Speak-Up Line. Billeruds Speak-Up Line finns på webbplatsen och intranätet. För mer information om Billeruds visselblåsarfunktion, se G1-1 på sidan 146. Medarbetare kan också uttrycka sina åsikter via den årliga medarbetarunder- sökningen och genom att kommunicera Åtgärder (S1-4) För att uppfylla målet i vår arbetsmiljö- policy att ingen ska skadas genom sitt arbete på Billerud, samt vårt mål för frånvaro på grund av skada (LTIFR), så undersöker-, följer vi upp- och vidtar åtgärder avseende vår arbetsmiljö. I detta avsnitt finns en lista över åtgärder som genomförts, som planeras eller som pågår, för att mildra vår negativa påverkan av arbetsmiljön. Åtgärderna pågår utan något fastställt slutdatum om inget annat uttryckligen anges i punk- terna nedan. Billerud följer upp åtgär- dernas effektivitet genom nyckeltal och kontroll av delmål. Läs mer under S1-5 på sidan 128. Resurser som tilldelats för att hantera väsentlig påverkan innefattar ekono- miska resurser under tröskelvärden för väsentliga driftsutgifter och kapitalutgif- ter, liksom personal, till exempel centrala och lokala säkerhets- och trygghets- ansvariga. Tekniska resurser, som inci- denthanteringssystem, stöder sådana ledningsaktiviteter. Arbetsmiljöutbildning Alla anställda genomgår regelbunden arbetsmiljöutbildning. Utbildningen bör- jar vid introduktionen av nya medarbe- tare och fortsätter under anställningens gång. Den grundläggande säkerhets- utbildningen riktar sig till alla medarbe- tare i den egna verksamheten på alla marknader. Det förväntade utfallet är att utveckla kompetens i att förebygga skador och fatta välgrundade beslut om säkerhet. Billerud erbjuder ytterligare arbetsmil- jöutbildning för utvalda medarbetare, relaterad till deras specifika uppgifter. Linjecheferna ansvarar för att sådan säkerhetsutbildning genomförs fort- löpande. Dessutom erbjuder vi arbets- miljöutbildning som Better Working Environment till alla chefer och skydds- ombud. Utbildningen ger information om arbetsmiljölagstiftning och metoder för riskbedömning och säkerhetshan- tering. Detta upprepas med tre års intervall. Motsvarande utbildning ges i Nordamerika. Ytterligare lokala åtgärder innefattar workshops för chefer och utbildningsdagar om relevanta frågor. Riskbedömning Billerud genomför riskbedömningar för att förebygga situationer där vi kan orsaka negativ påverkan på arbets- miljön. I vårt systematiska arbete med säkerhets- och arbetsmiljörisker ingår att identifiera, analysera, bedöma och hantera de risker som finns på koncer- nens arbetsplatser. En riskbedömning inleds med undersökning och riskin- ventering för att samla in information om faror och riskfaktorer. Vi utvärderar risker baserat på deras uppskattade sannolikhet och allvaret i påverkan, före- slår åtgärder och etablerar planer för att mildra risken. Slutligen verifierar vi att åtgärder har genomförts och utvärderar deras verkan och resultat. Riskbedömningar genomförs fortlö- pande på alla marknader, bruk och avdelningar och är respektive chefs ansvar. Arbetsmiljöspecialister bidrar till detta genom utbildning, skriftliga riktlin- jer och checklistor för att följa upp resul- taten. Skyddsombud och medarbetare är delaktiga i hela riskhanteringsproces- med chefer eller säkerhetsansvariga. De kan dessutom kontakta sina fack- liga representanter, skyddsombud eller linjechefer för att rapportera incidenter. Uppföljning av frågor som tas upp och åtgärdas hanteras fortlöpande i våra webbaserade system för inci- dent-, händelserapportering och riskbedömning. Dessa system, samt visselblåsarsystemet, säkerställer skydd mot repressalier. Systemet för incident- och händel- serapportering och riskbedömning för bruk och kontor i Europa är det vanligast förekommande systemet i Sverige och det följer svensk stan- dard och bästa praxis. Nordamerika använder ett annat system för att registrera och undersöka arbets- miljöfrågor. Systemet används i stor utsträckning i verksamheten och bedöms därför ha medarbetarnas förtroende. 126 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 127 ===== Samhällsansvarsinformation sen. Dessutom genomförs individuella riskbedömningar för vissa befattningar innan arbete kan inledas. Revisioner och certifiering av bruken Billerud genomför såväl interna som externa revisioner. Under 2024 gick Billerud framåt med processen att utvär- dera de europeiska bruken enligt ISO 45001. Bruket i Jakobstad certifierades före 2024. Gävle bruk och vår vedför- sörjningsverksamhet granskades 2024, men hittills har endast inköp och vedför- sörjningen i Sverige fått sin certifiering. Vidare inleddes externa revisioner vid bruken Frövi och Gruvön 2024. Vårt mål är att samtliga europeiska bruk samt vedförsörjningsverksamheten i Lettland ska vara certifierade senast 2025. Bruken i Region Nordamerika förväntas bli ISO 45001-certifierade i framtiden. Inget målår definieras dock. Alla bruk kommer att genomgå externa arbetsmiljörevisioner när de väl är ISO 45001-certifierade. Vi kommer att spåra effektiviteten av dessa åtgärder genom att följa upp certifieringsstatus. Interna revisioner genomförs också för att bedöma hur väl kontakterna med våra egna medarbetare fungerar. Varje bruk och varje vedförsörjningsenhet har ett internrevisionsteam som har till uppgift att verifiera effektiviteten i led- ningssystemet för arbetsmiljö. Sådana internrevisioner genomförs på alla Billeruds marknader och i alla bruk. Det förväntade utfallet av revisioner är att hitta utrymme för förbättring i vårt syste- matiska arbetsmiljöarbete. Skyddsronder samt risk- och säker- hetsobservationer Genom att regelbundet undersöka, bedöma och åtgärda brister i den fysiska arbetsmiljön minskar vi san- nolikheten för arbetsplatsolyckor och arbetsrelaterade skador och sjukdomar. Under skyddsronder går chefer och skyddsombud runt i det aktuella arbets- området och identifierar och diskuterar uppenbara riskelement samt fastställer säkerhetsrutiner som utrymningsvägar. En risk- eller säkerhetsobservation är en observation av ett säkert eller osäkert tillstånd, medan en medarbetare utför sin uppgift. Baserat på sådana obser- vationer för man en dialog om säkra beteenden. Både skyddsronder och säkerhetsobservationer genomförs i hela Billeruds verksamhet på alla mark- nader. Säkerhetsvandringar och viktiga säkerhetsrevisioner Säkerhetsvandringar och viktiga säker- hetsrevisioner (KSPA – Key Safety Performance Audits) fokuserar på säkra och riskfyllda beteenden. Under säker- hetsvandringar går ledningsgruppen för varje bruk runt i verksamheten och diskuterar säkerhet med medarbetarna. I KSPA ingår att ledningsgruppen gran- skar specifika aktiviteter på plats under säkerhetsvandringar, inklusive säker- hetsprotokoll och checklistor. Syftet med sådana åtgärder är att öppna dialog och skapa engagemang för säkerhet, visa ledarskap inom säkerhet och identifiera möjliga förbättringar och mildrande åtgärder. Säkerhetsvandringar och KSPA genomförs fortlöpande på alla Bille- ruds marknader och i alla verksamhe- ter. I Nordamerika genomförs KSPA månadsvis. Företagshälsovård Alla medarbetare har fri tillgång till arbetsrelaterad hälsovård genom interna och/eller externa vårdgivare. De har till exempel tillgång till läkare, sjuksköterskor, ergonomer och andra hälsospecialister. Utöver stöd för fysisk hälsa och säkerhet erbjuder Billerud stöd avseende psykisk ohälsa till dem som behöver det. Sådana vårdgivare stöder också Billerud med medicinska kontroller inför anställning, till exempel hörseltester och drogtester. Sådana vårdtjänster erbjuds Billeruds medarbe- tare på alla marknader. Det förväntade utfallet av att tillhandahålla sådana tjänster är att förhindra att olyckor och skador inträffar, stödja medarbetare med gottgörande vid behov och att öka medarbetarnas tillfredsställelse. Färdplan för säkerhet 2024–2028 Under 2024 definierades och god- kändes två färdplaner för säkerhet, en för Region Europa och en för Region Nordamerika, för perioden 2024–2028. Färdplanerna definierar arbetsflöden och årliga mål och delmål fram till 2028 för att bidra till policyvisionen och målet: en skadefri, trygg och säker arbetsplats. Färdplanerna omfattar Billeruds globala verksamhet och inkluderar både med- arbetare och entreprenörer inom den egna verksamheten och värdekedjan. Färdplanerna för säkerhet innehåller olika åtgärder för våra europeiska och nordamerikanska verksamheter, allt efter behov. I handlingsplanerna ingår även förberedelser för ISO-certifie- ringar. Andra viktiga arbetsflöden är systematiska förbättringar inom risk- bedömning för att säkerställa att sådan utförs för alla befattningar i koncernen. Vidare måste bryt och lås-procedurerna och procedurerna för arbetstillstånd förbättras. Sådana aktiviteter inleddes redan under 2024 och kommer att fortsätta fram till 2028. Billeruds ambi- tion är att vara ett föredöme i dessa hänseenden. Bland viktiga aktiviteter planerade för 2025 kan nämnas att komplettera ledningens säkerhetsvand- ringar i Europa med ett revisionselement – liknande KSPA-procedurerna i Nord- amerika som beskrivits tidigare. Det för- väntade utfallet är att förebygga olyckor och skador. Identifiering och hantering av åtgär- der kopplade till negativ påverkan Identifieringen av lämpliga åtgärder för att motverka olyckor, skador och dödsfall bestäms och styrs av våra riskbedömningar samt rapporterade incidenter och lärdomar från sådana incidenter. Vidare beaktas relaterade utredningsresultat och korrigerande åtgärder. Billerud sprider undersök- ningsresultaten till alla anläggningar och Red Alert-meddelanden utfärdas till alla medarbetare om en incident inträf- far som skulle kunna leda till allvarlig skada eller dödsfall. Om målkonflikter mellan arbetsmiljöaspekter och andra affärsaspekter uppstår prioriteras alltid arbetsmiljön. Om incidenter inträffar i samband med en negativ påverkan på arbetsmiljön ska HR, linjechefen och den drabbade medarbetaren samverka i en åtgärds- process med målet att personen ska återhämta sig fullständigt och kunna återgå till arbetet. Hälso- och sjukvård och krisstöd för individen, kollegor och familjemedlemmar kan utnyttjas och sjukersättning betalas ut. Billerud har vidtagit åtgärder för medarbetare som drabbats av olyckor och skador under 2024. Uppgifter om enskilda ärenden kan dock inte lämnas ut på grund av sekretess. Läs mer under S1-3 på sidan 126. 127 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 128 ===== Samhällsansvarsinformation Mått och mål Mål (S1-5) Billerud använder tidsbundna mått och mål för att följa upp sina arbetsmiljöre- sultat och framsteg. Billerud har formu- lerat mål relaterade till såväl ledande indikatorer som eftersläpande indika- torer. Ledande indikatorer inkluderar slutförandet av risk- och säkerhetsob- servationer och säkerhetsriskbedöm- ningar relaterade till procedurer för bryt och lås och arbetstillstånd. Dessa kommer inte att presenteras i närmare detalj men kan påverka eftersläpande indikatorer som presenteras nedan. Billeruds ledande nyckeltal under 2024 var genomförda risk- och säkerhetsob- servationer och ledningens säkerhets- vandringar. Båda målen har uppnåtts och riskmedvetenheten har ökat i Billeruds verksamhet. Vårt koncernövergripande nyckeltal under 2024 var frånvaro på grund av skada (LTIFR). Detta KPI mäter framsteg relaterade till påverkan på arbetsmiljön och till att uppfylla policy m ålen kring att erbjuda en skadefri, säker och trygg arbetsmiljö. Målet omfattar alla med- arbetare och entreprenörer i den egna verksamheten och värdekedjan över alla Billeruds geografiska områden och verksamheter, med undantag för entreprenörer inom inkommande och utgående transporter. Mål sätts för koncernen men följs upp på såväl marknads- som bruksnivå. Billerud följer upp och mäter även utvecklingen av antal registrerbara skador (TRIFR – Total Recordable Injury Frequency Rate). Detta mål ingår i Billeruds interna nyckeltal från 2025 och framåt som en del av genomförandet av färdplan för säkerhet 2024–2028. Målen följs upp och rapporteras till koncernledningen på månadsbasis. För 2024 uppgick LTIFR för medarbetare och entreprenörer i vår europeiska verk- samhet till 6,9. LTIFR för medarbetare och entreprenörer i vår nordamerikan- ska verksamhet var 2,1. TRIFR för med- arbetare och entreprenörer uppgick till 9,1 i Europa och 6,8 i Nordamerika. Totalt var LTIFR 5,5 och TRIFR 8,4 under 2024. De mål som satts för 2024, 2025 och 2028 redovisas nedan. 2028-målen återspeglar Billeruds långsiktiga mål och övergripande ambition. Däremot är Baslinjevärde Utfall 2024 Mål 2024 Mål 2025 Mål 2028 Mål 2030 S1 – D en egna arbetskraften – hälsa och säkerhet Europa Nord- amerika Totalt Europa Nord- amerika Totalt Totalt Totalt Totalt Totalt Frånvaro på grund av skada per miljon arbetade timmar, LTIFR 6,2 1,7 4,9 6,9 2,1 5,5 <2,5 <3,7 <1,5 – Antal registrerbara skador per miljon arbetade timmar, TRIFR 8,9 4,7 7,7 9,1 6,8 8,4 – <5,8 <3,0 – inget specifikt mål för 2030 definierat. 2024-målet fastställdes 2023. Målet för 2025 bygger på baslinjevärden per region, som motsvarar ett genomsnitt av utfallsnivåer för 2022, 2023 och 2024. Dessa baslinjevärden presenteras i tabellen nedan. På grund av att baslin- jevärdet motsvarar ett genomsnitt av tre år, presenteras inget basår presenterat i tabellen nedan. 2028-målet fastställdes 2024 som en del av den uppdaterade färdplanen för säkerhet 2024–2028 och koncernstrategin ”Vägen framåt”. Målen är absoluta. Billerud har inte nått sina LTIFR-mål eller interna TRIFR-mål under 2024. Billerud kommer att implementera aktiviteter inom ramverket för vår färdplan för säkerhet 2024–2028 för att förbättra vår säkerhetsprestande och förbättra resultaten. Arbetstagarrepresentanter i styrelsen är involverade i målformulering och uppföljning av målprestanda relaterad till arbetsmiljö. Medarbetare är delaktiga i framtagning av bruksspecifika färdpla- ner och mål, inklusive spårning av pre- standa och identifiering av förbättringar i färdplaner. I LTI inkluderas både arbetsrelaterade skador och sjukdom som leder till sjukfrånvaro. Från 2025 kommer även arbetsrelaterad ohälsa att räknas med. LTIFR mäter frånvaro på grund av skada per miljon arbetade timmar. TRIFR omfattar även arbetsrelaterade skador och sjukdomar som leder till nedsatt arbetsförmåga och kräver medicinsk behandling utöver första hjälpen. De TRI-data som presenteras under S1-14 på sidan 129 presenteras på en separat rad från antalet dödsfall, men LTI-data och TRI-data som används för att defi- niera baslinjen för Billeruds mål inklude- rar dödsfall. Beräkningsmetodiken har ändrats något mellan 2023 och 2024. För 2023 fanns de en lucka i måtten för arbetade timmar för tjänstemän. Den luckan har emellertid åtgärdats under 2024. Justeringen är inte materiell för utfallet. Det finns inga ytterligare iden- tifierade antaganden, begränsningar eller ändringar i m etodologin. 128 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 129 ===== Samhällsansvarsinformation Mått (S1-14) Informationen nedan inkluderar såväl anställda inom Billerud som entrepre- nörer som verkar på våra arbetsplatser. Informationen presenteras på konsoli- derad basis. Måtten hjälper oss att följa upp och spåra effektiviteten av våra åtgärder för att minska negativ påverkan för arbetsmiljön och bidra till att uppfylla policymålen. Baserat på antalet anställda omfattas 100% av Billeruds egna medarbetare av vårt arbetsmiljöledningssystem, som baseras på lagkrav och erkända standarder och riktlinjer. Dessa mått har granskats internt och certifierats av en extern tredje part, som en del av S1 – D en egna arbetskraften Utfall 2024 Medarbetare Entreprenörer Totalt Andelen egna arbetstagare som omfattas av företagets arbetsmiljöledningssystem 100 N/A N/A Andelen egna arbetstagare som omfattas av ett arbetsmiljösystem som har granskats internt och/eller granskats eller certifierats av en utomstående part. 100 N/A N/A Antalet dödsfall som har orsakats av arbetsrelaterade skador och arbetsrelaterad ohälsa 0 0 0 Antalet registrerbara arbetsrelaterade olyckor (exklusive dödsfall) 101 24 125 Antalet registrerbara arbetsrelaterade olyckor (inklusive dödsfall) 101 24 125 Olycksfallsfrekvens 8,9 6,9 8,4 förberedelserna för ISO 45001 via andra ISO-certifieringssystem. Övriga mått nedan valideras inte av något annat externt organ än försäkringsgivaren, men stickprov tas under ISO-revisioner. Alla mått nedan är baserade på våra månatliga arbetsmiljörapporter som i sin tur bygger på incidentrapporter. Ned- anstående siffror redovisas för antalet registrerbara arbetsrelaterade olyckor (TRI). Dödsolyckor och arbetsrelaterade olyckor är dock uppdelade på två sepa- rata rader. Antaganden kring totalt antal arbetade timmar och metodik för att urskilja registrerbara arbetsrelaterade olyckor presenteras under S1-5 på sidan 128. Billerud har valt att lägga till enhetsspecifika åtgärder för registrer- bara arbetsrelaterade olyckor för entre- prenörer, det totala antalet registrerbara arbetsrelaterade olyckor (summan av antalet dödsfall och andra registrerbara arbetsrelaterade olyckor som är lika med LTI) och frekvensen av registrer- bara arbetsrelaterade olyckor för entre- prenörer. Anledningen att man lägger till sådana mått är att man ska kunna se hur värdena skiljer sig mellan medarbetare och entreprenörer. Inga ytterligare anta- ganden görs. 129 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 130 ===== Samhällsansvarsinformation ESRS S2 Arbetstagare i värdekedjan Billerud köper in råvaror, kemikalier, produkter och energi, samt transport-, logistik- och andra tjänster från sin globala leverantörsbas. Att arbeta för en hållbar leveranskedja innebär att alla inköpsbeslut måste ske i enlighet med principerna för affärsetik och över- ensstämma med hållbarhetskriterier. Sådana kriterier gäller bland annat anständiga arbetsförhållanden för arbetstagarna i leveranskedjan. Billerud löper ingen betydande risk för barnar- bete eller tvångsarbete bland arbetsta- garna i värdekedjan. Läs mer om Billeruds identifierade påverkan på människor och miljö nedan. Inga väsentliga finansiella risker och möjligheter har identifierats. Se översik- ten över identifierade väsentliga påver- kansområden, risker och möjligheter i SBM-3 på sidan 60. Beskrivning av påverkan Risk för undermåliga arbetsförhål - landen i värdekejdan Billerud köper in många olika typer av material. Det är därför svårt att få full- ständig insyn i arbetsförhållandena i Väsentlig påverkan, risker och möjligheter och deras förhållande till strategi och affärsmodell (S2 SBM-3) alla delar av vår värdekedja. Vi riskerar därmed att bidra till negativ påverkan på arbetsförhållandena för arbetstagare i värdekedjan. Undermåliga arbetsförhål- landen kan dessutom leda till minskad motivation, missnöje med arbetet och högre personalomsättning. Billeruds påverkan uppstår genom våra affärsförbindelser med leverantörer och entreprenörer. Påverkan uppstår uppströms i värdekedjan, exempelvis inom vedförsörjning och inköp av kemi- kalier. Påverkan uppstår också inom vår egen verksamhet eftersom vi har entreprenörer som verkar vid våra bruk och inom skogsbruks-aktiviteter. Påver- kan är också relevant nedströms, bland annat för transport- och logistikarbetare. Arbetsmiljörisker kan vara hänförliga till exempelvis logistik under lastning av fordon eller vid kemikalieproduktion. När det gäller arbetsmiljö för entreprenörer i Billeruds verksamhet, se nästa stycke på denna sida. Arbetsmiljörisker i värdekedjan Arbetstagare i Billeruds värdekedja kan bli föremål för negativ påverkan på arbetsmiljön. Entreprenörerna kan vara större eller mindre företag men också specialistföretag. Osäker miljö och farliga material kan leda till negativ påverkan på hälsa och säkerhet, såsom skador eller kroniska sjukdomar. Höga stressnivåer och avsaknad av pauser kan också leda till psykisk ohälsa. Entreprenörer inom Billeruds vedför- sörjningsverksamhet är utsatta för arbetsmiljörisker på grund av typen av arbete. Detta är en risk både i den egna verksamheten och genom vedle- verantörernas egen skogsverksamhet. Underleverantörer i Lettland utsätts för särskilda risker eftersom de har mer manuellt arbete och färre maskiner vid föryngringsavverkning än andra entre- prenörer. Detta ökar risken för att arbets- tagarna utsätts för säkerhetsrisker och skador. Inom Region Nordamerika har vi inga entreprenörer inom vedförsörjning. Entreprenörer vid bruken anlitas för att sköta reparationer och underhåll på utrustningen vilket kan handla om komponentbyten, reparationer, inkör- ningar eller återmontering. De utsätts för liknande arbetsmiljörisker som Billeruds egen personal. Förståelsen för extra utsatta grupper baseras på redovisade arbetsmiljöincidenter men också på revisioner och dialog med Billeruds kontaktperson för de lettiska skogsar- betarna. Förhållande till strategi och affärsmodell Negativ påverkan på arbetstagare i värdekedjan kan få negativa effekter på Billeruds verksamhet, exempelvis genom försämrat anseende och juri- diska följder, men också genom ökade svårigheter att rekrytera och behålla kompetenta medarbetare. Vår påverkan är kopplad till vår strategi och affärsmo- dell på grund av branschens egenska- per och typen av verksamhet. Negativ påverkan på arbetsmiljön är för Billeruds del utbredda snarare än relaterade till enskilda händelser. Det beror på verk- samhetens art, inbegripet transporter, skogsbruk, verksamhet vid bruken samt hantering av kemikalier. Andra påver- kansområden som rör arbetsvillkor, till exempel påverkan gällande kollektivav- tal eller balans mellan arbete och privat- liv, är oftast förknippade med enskilda fall och är inte systematiska. Relationer med leverantörer, inklusive frågor som gäller uppträdande och mänskliga rättigheter, är avgörande för att säkra leveranser, åstadkomma kostnadsbe- sparingar och uppmuntra leverantörer till innovation. Entreprenörernas arbetsmiljö ingår i vår färdplan för säkerhet som i sin tur är anpassad till vår företagsstrategi. Risker och möjligheter som härrör från påver- kan på- och beroenden av arbetstagare i värdekedjan såsom anseende risker, legala risker eller arbetsmiljörisker, ingår i vår ram för riskhantering som ligger till grund för vår strategi. Påverkan Risk Möjlighet 130 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 131 ===== Samhällsansvarsinformation Verksamhets-, kvalitets- och inköpspolicy Vår verksamhets-, kvalitets- och inköps- policy slår fast att vi förväntar oss att våra leverantörer, och deras leverantö- rer, arbetar i enlighet med alla tillämpliga lagar och regler och följer de krav som beskrivs i Billeruds uppförandekod för leverantörer. Vi vill uppfylla de höga för- väntningar som våra interna och externa intressenter har på hållbarhet, kvalitet, inköp och innovation genom hela vår verksamhetskedja, från skogsbruk till leverans av färdia varor. Syftet med poli- cyn är att slå fast Billeruds åtaganden och ambitioner inom dessa områden. I policyn beskrivs därför påverkan på arbetsförhållanden, inklusive arbets- miljö för leverantörer och arbetstagare i värdekedjan. Arbetsmiljön för våra entreprenörer regleras däremot i vår arbetsmiljöpolicy. Läs mer under S1-1 på sidan 125. Policyn gäller för Billerud och koncer- nens kontrollerade dotterbolag och omfattar även Billeruds affärsverksam- het och verksamhet globalt. Den gäller för alla som arbetar på Billerud eller för bolagets räkning, inklusive styrelsele- damöter, medarbetare, praktikanter och entreprenörer. Policyn hänvisar till kva- litetsstandarden ISO 9001 och livsmed- elssäkerhetsstandarden, FSSC 22000, och slår fast att produktionsanlägg- ningarna ska vara certifierade när det är tillämpligt. Efterlevnaden säkerställs både genom uppföljning av relevanta nyckeltal och åtgärder, uppföljning av certifieringar och krav i uppförandeko- den för leverantörer, samt rapporter om överträdelser till berörda chefer och arbetsledare via vår Speak-Up Line. SVP Operations & Deputy President Europe är ansvarig för policyn och för att den implementeras. Policyn finns på Billeruds hemsida och på intranätet och ingår i inköparnas utbildning. Uppförandekod för leverantörer Billeruds uppförandekod för leverantö- rer omfattar påverkan på leverantörers och entreprenörer arbetsförhållanden, inklusive arbetsmiljö för leverantö- rer. Innehållet i uppförandekoden för leverantörer överensstämmer med koncernens egen uppförandekod, enligt beskrivningen i ESRS G1. Uppfö- randekoden för leverantörer gäller för alla juridiska personer som tillhandahål- ler produkter och/eller tjänster för Bille- rud eller för Billeruds räkning, eller för något av koncernens dotterbolag. Billerud kräver att samtliga leverantö- rer följer kraven i uppförandekoden. Leverantörerna måste också i sin tur säkerställa att deras leverantörer och underleverantörer följer motsvarande standarder. Uppförandekoden ska undertecknas av alla leverantörer som ligger över tillämpliga tröskelvärden. Målet är att stödja och aktivt främja och följa internationella standarder avseende miljö, mänskliga rättigheter, arbetsförhållanden, korruptionsbe- kämpning och affärsetik. Vi kontrollerar implementeringen genom att följa upp andelen undertecknade uppförandeko- der för leverantörer och andra delmål, men också genom att bedöma resultat i våra leverantörsutvärderingar. Läs mer under S2-5 på sidan 135. Uppförandekoden togs fram med särskilt fokus på leverantörer och arbetstagare i värdekedjan men också på miljön. Den innehåller därför tydliga hänvisningar till klausuler gällande leverantörer, mänskliga rättigheter och arbetstagarrättigheter, arbetsmiljö och miljö. EVP Legal & General Counsel ansvarar för uppförandekoden för leve- rantörer och för att den implementeras. Inkludering av mänskliga rättigheter i policyer Billerud förbinder sig att respektera och främja internationella mänskliga rättig- heter genom hela värdekedjan. Våra allmänna policy-åtaganden gällande mänskliga rättigheter, inbegripet pro- cesser för tillbörlig aktsamhet, beskrivs ytterligare i S1 – Den egna arbetskraften på sidan 117. Billeruds uppförandekod för leve- rantörer föreskriver att vi stöder och arbetar aktivt för att följa och främja internationella standarder avseende miljö, mänskliga rättigheter, arbetsför- hållanden, bekämpning av korruption och affärsetik. Det innefattar men är inte begränsat till de tio principerna i FN:s Global Compact, FN:s vägledande prin- ciper för företag och mänskliga rättighe- ter, OECD:s riktlinjer för multinationella företag, OECD:s konvention om mutor i internationella affärsförbindelser, FN:s globala mål och Science Based Targets initiative. Uppförandekoden för leverantörer tar särskilt upp frågor om arbetsmiljö, men också arbetstagarrättigheter, mänskliga rättigheter, tvångsarbete och barnarbete. Människohandel ingår i bestämmelserna om tvångsarbete men tas inte upp uttryckligen. Otrygga anställningsförhållanden ingår genom bestämmelser som omfattar underle- verantörer, men uppförandekoden för leverantörer innehåller inga uttryckliga bestämmelser avseende specifika kontrakt. Samtliga omnämnda bestäm- melser överensstämmer med tillämpliga ILO-standarder. Billerud tar dessutom uttryckligen upp risker för modernt slaveri i policyn för ansvarsfullt företagande och Billeruds förklaring om modernt slaveri. Allmänna processer och mekanismer för att kontrollera efterlevnaden av FN:s, ILO:s och OECD:s principer före- skrivs inte i dessa policybestämmelser. Sådana mekanismer, till exempel gott- görande åtgärder och åtaganden för arbetstagare i värdekedjan, beskrivs i S2-3 på sidan 133. Eftersom allmänna kontrollmekanismer för ovanstående instrument inte beskrivs i själva policyn berör policyn inte fall där dessa princi- per överträds. Däremot beskrivs tydliga kontrollmekanismer för själva policyn genom revisioner och rapportering av fall där policyn inte har följts. Fallen kan rapporteras via visselblåsarsystemet eller genom rättsliga kanaler. Vi vill ha ett öppet och transparent informationsflöde i våra kontakter med arbetstagare i värdekedjan. Billeruds åtaganden gällande kontakter och dia- log beskrivs i vår uppförandekod och Policyer (S2-1) i uppförandekoden för leverantörer. I uppförandekoden för leverantörer slås fast att Billerud ska kräva av alla leveran- törer att de följer uppförandekoden. Vi kräver också att de säkerställer att deras egna leverantörer och underleverantörer följer samma strikta standarder. Den här bestämmelsen omfattar emellertid kontakter med företrädare i värdekedjan och inte med arbetstagarna själva. Gottgörande åtgärder framhålls genom tillämpning av uppförandekoden för leverantörer där det framgår att överträ- delse av koden, inklusive av mänskliga rättigheter, kan leda till korrigerande åtgärder, bland annat att avtal sägs upp. Inga ytterligare gottgörande åtgärder för arbetstagare i värdekedjan finns uttryckligen angivna i uppförandeko- den. Uppförandekoden för leverantörer förmedlas genom att införlivas i kontrakt eller som en hänvisning i avtal men tas också upp vid upphandling, leverantörs- bedömningar och granskningar. 131 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 132 ===== Samhällsansvarsinformation Leverantörer Billeruds kontakter med arbetstagare i värdekedjan sker via legitimt utsedda företrädare för leverantörerna. Inom koncerninköp för Region Europa samar- betar ansvarig inköpare med en företrä- dare för leverantören. De fyra huvudstegen i vår kontakt med leverantörer är vår urvalsprocess för leverantörer, leverantörsbedömning enligt bedömningsverktyget EcoVadis, Billeruds egen leverantörsbedömning för logistik samt granskning av leveran- törerna. Läs mer om varje steg nedan. Genom dessa fyra huvudsteg hanterar vi påverkansområden som rör standar- den S2 – Arbetstagare i värdekedjan. Se SBM-3 på sidan 60 för mer information. Senior Vice President Operations and Deputy President Billerud Europe är operativt ansvarig för våra leverantör- skontakter. Kontakternas effiktivitet utvärderas genom särskilt uppsatta mål, som redovisas under S2-5 på sidan 135. • Urvalsprocess för leverantörer: Billerud säkerställer att krav avse- ende sociala, miljömässiga och ekonomiska aspekter är uppfyllda när vi väljer en samarbetspartner. Kvalificeringsprocessen för leveran - törer inkluderar tillbörlig aktsamhet förfaranden relaterade till leveran - törens ekonomiska, operationella och hållbarhetsrelaterade resultat. Detta omfattar även arbetsvillkor och arbetsmiljön för arbetstagare i vär- dekedjan. Bedömningen begränsas till Billeruds strategiska leverantörer och återupprepas regelbundet under Rutiner för kontakter med arbetstagare i värdekedjan (S2-2) samarbetets gång för att säkerställa efterlevnad. Vid den inledande kontakten går vi igenom vår uppförandekod för leverantörer och informerar om vår bedömningsprocess enligt EcoVadis. I det här steget gör vi också en kon- troll mot Billeruds förteckning över uteslutna marknader och högrisk- marknader, identifiering av verkliga ägare och kontroll av sanktioner. Högriskmarknader definieras som jurisdiktioner med hög risk avse- ende frågor som rör ansvarsfullt företagande, till exempel mänskliga rättigheter, arbetstagarrättigheter (inklusive barnarbete och tvångsar- bete) och/eller korruption. Billerud handlar sällan från högriskmarknader och om vi gör det genomför vi en nog- grann kontroll av leverantören. • EcoVadis-bedömning av leveran- törer: Vi har sedan 2019 använt tredjepartslösningen EcoVadis för att utvärdera våra leverantörer. Utvärderingarna görs årligen och vi får en värdering som fokuserar på fyra huvudsakliga kategorier: miljö, arbetsrätt och mänskliga rättigheter, etik samt hållbar anskaffning. Under- sökningen anpassas efter antalet medarbetare hos leverantören, deras geografisk hemvist och bransch. Leverantörerna får ett betyg och ett scorecard. Betygen är godkänd, godkänd med vissa villkor och ej god- känd. De leverantörer som får betyget godkänd med vissa villkor måste förbinda sig att förbättra sitt resultat och implementera en handlingsplan för förbättring. I sådana fall erbjuder Billerud vägledning och stöd för att hjälpa leverantören att implementera systematiska förbättringar. Om en leverantör inte uppfyller våra kriterier kan vi avsluta kontraktet, välja att inte köpa från den leverantören eller, om det handlar om en mycket viktig leverantör, genomföra en granskning. Inköp av direkt material, exempel- vis kemikalier, är extra viktigt ur ett inköps- och hållbarhetsperspektiv och prioriteras därför i Billeruds leve- rantörsbedömningar. Vi ser för när- varande över möjligheter att linjera processen i Nordamerika. • Billeruds leverantörsbedömning: Vi utvärderar de logistikföretag som hanterar inkommande transporter av vedråvara och utgående transporter genom anpassade leverantörsbe - dömningar som bland annat omfattar arbetsmiljö, arbetsvillkor och miljö - frågor. Arbetstagarrättigheter och mänskliga rättigheter ingår också i kriterierna i certifieringssystemet för vedförsörjning. Bedömningen av leverantörer görs när Billerud skri- ver kontrakt med en leverantör och ytterligare bedömningar görs minst en gång per år och varje år för större leverantörer. Vi ser för närvarande över möjligheter att linjera processen i Nordamerika. • Revisioner: Revisioner genomförs regelbundet och kan vara interna eller externa. Externa revisioner kan härröra från certifieringsförfaranden, från kundrevisioner eller andra parter, och kan innefatta olika aspekter av inköpsprocessen. Under 2024 har Billerud också initierat en uppdate- ring av vår process för intern revision på plats av leverantörer. Läs mer under S2-4 på sidan 133. Entreprenörer Det finns särskilda rutiner för entrepre- nörer som arbetar vid bruken. Varje entreprenör har en kontaktperson som är anställd av Billerud och arbetar vid bruket. Utöver uppförandekoden för leverantörer bifogas säkerhetskrav, som specificeras i styrdokument för entre- prenörer, till kontraktet mellan Billerud och leverantören. Varje entreprenör måste genomgå en eller flera säkerhetsutbildningar, bero- ende på typen av arbete. Sådan utbild- ning innefattar exempelvis information om hur entreprenörer bör ge feedback och rapportera olyckor samt information om vår visselblåsarkanal. Incidenter som personskador, riskobservationer och tillbud måste rapporteras ome- delbart till entreprenörens ledning och till kontaktpersonen vid Billerud. Brukscheferna är de högst ansvariga för kontakterna med våra entreprenörer. Hur effektiva kontakterna är vid bruken bedöms genom en avslutande dialog med entreprenören när arbetet är slut- fört. Entreprenören kan då ge förslag på förbättringar, risker och möjligheter när det gäller arbetsmiljön. I USA får samtliga entreprenörer dess- utom delta i en årlig entreprenörsun- dersökning med inriktning på säkerhet. Vi går sedan igenom vilka områden i verksamheten som kan förbättras, enligt undersökningen. Som ett resultat av undersökningen 2023 har Billerud gjort policyer och annan säkerhetsrelaterad information allt mer tillgänglig vid bru- ken. Samtliga entreprenörer inom vedförsörj- ning i Europa genomför ett webbaserat utbildningsprogram för skogsentrepre- nörer och egna anställda, som innefattar arbetsmiljö, innan arbetet inleds. De gör också en självutvärdering för leveran- törer. Vi har regelbunden kontakt direkt med arbetstagarna och genomför årliga revisioner på plats med inriktning på säkerhet och arbetsförhållanden, där vi samarbetar direkt med entreprenörerna. 10% av entreprenörerna granskas på plats varje år. Senior Vice President Pro- curement and Wood Supply Europe är operativt ansvarig. Vi genomför också flera insatser för att ha kontakt med och få insyn i, den sär- skilt utsatta gruppen av skogsarbetare och underentreprenörer inom skogsbruk i vår lettiska verksamhet. Vi genomför bland annat kontinuerliga uppföljningar, utbildningar samt annonserade och oannonserade revisioner där vi även bedömer kontakten med arbetstagare. 132 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 133 ===== Samhällsansvarsinformation Billeruds centrala krishanteringsteam varnas vid allvarliga händelser, oavsett om händelsen är ekonomisk, operatio- nell eller hållbarhetsrelaterad. Teamet ser över bestämmelsen om gottgöran- den när det gäller dessa händelser. Den allmänna metoden för att erbjuda gottgörande för arbetstagare i värde- kedjan är förbunden med vår generella rutin för hantering av leverantörer. Det finns ingen standardiserad gottgöran- deprocess avseende exempelvis stöd och ersättning för arbetstagare i värde- kedjan. Istället sätter vi press på våra leverantörer och följer upp att potentiella handlingsplaner för att säkerställa att reglerna följs. Hur effektiv gottgörande- processen är bedöms genom uppfölj- ning av exempelvis framsteg med dessa åtgärdsplaner. För mer information, se S2-2 på sidan 132. Vid en säkerhetsincident som omfattar en entreprenör har Billerud en sär- skild rutin för eskalering av väsentliga säkerhetshändelser. Billerud inleder ett undersökningsförfarande om det har orsakat eller bidragit till negativ påverkan. Begränsningsåtgärder, ett slutdatum och en ansvarig chef defi- nieras för varje incident. Gottgörande åtgärder innefattar erbjudande av medi- cinskt stöd, analys av grundorsaker och korrigerande handlingsplaner liksom Vi arbetar kontinuerligt för att minska risken för negativ påverkan på arbetsta- garna i vår värdekedja. Åtgärderna syf- tar till att undvika att orsaka eller bidra till väsentlig negativ påverkan. Vi identifie- rar vilka åtgärder som krävs baserat på exempelvis riskbedömningar och inci- dentrapportering avseende arbetsmiljö. Vår urvalsprocess, bedömningar och granskningar av leverantörer ger också värdefull information. Åtgärderna pågår utan något fastställt slutdatum om inget annat uttryckligen anges i punkterna nedan. Inga väsent- liga driftsutgifter och/eller kapitalutgifter är avsatta till åtgärderna nedan. Resur- ser avsatta för att hantera påverkan för arbetstagare i värdekedjan innefattar personal inom inköp och personal vid våra bruk och skogsbruksverksamheter men samt utgifter under signifikanta tröskelvärden. Billerud följer upp åtgär- dernas effektivitet genom nyckeltal och kontroll av delmål. Läs mer under S2-5 på sidan 135. Risk för undermåliga arbetsförhål - landen i leveranskedjan Åtgärder som beskrivs nedan bidrar till att se till att uppförandekoden för leve- rantörer efterlevs och att målet gällande andelen leverantörer som undertecknar koden nås. Det förväntade utfallet av åtgärderna är att förbättra kännedomen om vår uppförandekod för leverantörer, öka insynen i vår värdekedja och för- bättra resultatet genom förbättrad utvär- dering och kontrollåtgärder. Rutiner för att gottgöra för negativ påverkan och kanaler genom vilka arbetstagare i värdekedjan kan uppmärksamma problem (S2-3) Åtgärder (S2-4) samarbete med myndigheter vid behov. Vi bedömer hur effektiva åtgärderna är genom att följa upp incidenterna och åtgärderna, på samma sätt som med arbetsmiljörelaterad påverkan för den egna arbetskraften som beskrivs i S1 – Den egna arbetskraften på sidan 124. Externa intressenter uppmuntras att rapportera misstänkta handlingar eller misstänkt beteende som rör Billeruds affärsverksamhet. Via Billeruds kanal för visselblåsning, Speak-Up Line, kan anmälningar göras konfidentiellt och enskilda kan därför rapportera misstan- kar anonymt. Kanalen för visselblåsning är tillgänglig för alla intressenter på vår externa hemsida. Information om Speak-Up Line finns i våra leverantörs- avtal men ingår också i utbildningen för entreprenörer. Det finns dessutom information om vår kanal för visselblås- ning på bruken, exempelvis på affischer. I uppförandekoden för leverantörer kräver Billerud att leverantörerna ska göra liknande kanaler tillgängliga för sin personal där de kan ta upp frågor utan rädsla för repressalier. Entreprenörer kan också ta upp frågor med sin direkta kontaktperson vid Billerud. I Nordamerika följer vi också upp effek- tiviteten genom att lägga in frågor i vår enkät till entreprenörerna. Vi bevakar och kontrollerar också arbetsmiljöupp- gifter för entreprenörer via samma kana- ler och förfaranden som för anställda medarbetare, vilket visas under S1 – Den egna arbetskraften på sidan 124. Vi bedömer potentiella rapporter som läm- nas in, inte hur effektiva kanalerna är. Läs mer om visselblåsning och skydd mot repressalier i G1-1 på sidan 146. • Undertecknande av uppförandekod för leverantörer: Leverantörer ska underteckna vår uppförandekod för leverantörer. Den fungerar även som verktyg och uppföljningsme - kanism för att bland annat se över våra leverantörers miljömässiga och sociala ansvar. Åtgärden omfattar leverantörer uppströms och ned- ströms i värdekedjan inom alla länder och intressentgrupper, men också entreprenörer i vår egen verksamhet. Vi bevakar och bedömer kontinuerligt hur stor andel av vår leverantörsbas som har undertecknat uppförande - koden för leverantörer, enligt beskrivningen S2-5 på sidan 135. • Utbildningsaktiviteter: Billerud utbil- dar sina inköpare i uppförandekoden för leverantörer. Målet är att leve- rantörerna ska förstå policybestäm - melserna och se till att följa koden. Denna aktivitet omfattar värdekedjan uppströms och nedströms och genomförs kontinuerligt. Alla nya medarbetare inom inköp på Billerud måste genomgå utbildningen. Utbild- ningens effektivitet mäts genom att säkerställa att alla nyanställda genomför utbildningen men inklude- rar inte en utvärdering av kompetens. • Förfaranden för urval av leverantö - rer, bedömningar och revisioner: Vi har en urvalsprocess för leverantörer, gör leverantörsbedömningar via EcoVadis samt egna bedömningar och leverantörsgranskningar, som redovisas under S2-2 på sidan 132. Målet med åtgärderna är att säker- ställa stabila rutiner för hantering av leverantörer, inklusive en noggrann 133 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 134 ===== Samhällsansvarsinformation översikt över väsentlig påverkan på arbetstagare i värdekedjan. I Europa omfattas alla områden av dessa aktiviteter, både uppströms och nedströms i värdekedjan, liksom i den egna värdekedjan avseende entreprenörer. Bedömningen inne - fattar inte Nordamerika eller vår vedförsörjningsverksamhet. Region Nordamerika arbetar emellertid med att anpassa bedömningen av leverantörer och revisioner till de europeiska rutinerna. Dessa åtgärder bevakas och bedöms genom bev- akning av andelen inköpsvärde som omfattas av leverantörsbedömningar för den europeiska verksamheten. • Revisioner på plats av leverantörer i nivå 1: Under 2024 genomförde Billerud de första stegen för att uppdatera sin rutin för lever- antörsrevisioner på plats. De steg som vidtogs under 2024 bestod av ett begränsat antal revisioner på plats och ifyllande av ett for- maliserat frågeformulär för att följa upp leverantörernas efterlevnad av uppförandekoden för leverantörer, vilken omfattade frågor som arbets- förhållanden, arbetsmiljö, produk - tkvalitet och livsmedelssäkerhet. Resultat och lärdomar har ännu inte färdigställts. Baserat på lärdomar från de uppdaterade rutinerna kommer Billerud att formalisera revisionsprocessen på plats under 2025. Åtgärden omfattar den svenska värdekedjan uppströms. Arbetsmiljörisker i värdekedjan Arbetsmiljö för entreprenörer ingår i Billeruds färdplan för säkerhet som pre- senteras under S1 – Den egna arbets- kraften. Ytterligare särskilda aktiviteter för entreprenörer i vår värde- kedja uppströms eller egen verksamhet visas i nästkommande stycken och det förväntade utfallet av aktiviteterna är att bidra till arbetsmiljöpolicymålet, nämligen att säkra en skadefri, säker, trygg och kreativ arbetsplats men också bidra till vårt mål för frånvaro på grund av skada LTIFR (Lost Time Injury Frequ- ency Rate) som presenteras i S1-5 på sidan 128. Åtgärderna pågår utan något fastställt slutdatum om inget annat uttryckligen anges i punkterna nedan. Inga väsent- liga driftsutgifter och/eller kapitalutgifter är avsatta till åtgärderna nedan. Resur- ser som tilldelats för att hantera väsentlig påverkan innefattar ekonomiska resur- ser under tröskelvärden för väsentliga driftsutgifter och kapitalutgifter, liksom personal, till exempel centrala och lokala säkerhets- och trygghetsansvariga. Tekniska resurser, som IA-system, stö- der dessa ledningsaktiviteter. Billerud bevakar åtgärdernas effektivitet genom nyckeltal och kontroll av delmål, så som anges i S1-5 på sidan 128. • Säkerhetsregler för entrepre - nörer vid bruken: Billerud har gemensamma säkerhetsregler för anställda och för entreprenörer inom Region Europa. Dessa regler för entreprenörer är formaliserade i ett rutindokument och kommuniceras till alla entreprenörer vid våra bruk inom Billerud. Rutindokumentet inne - håller regler om tillämplig utbildning, utrustning, incidentrapportering, med mera. Det syftar till att fastställa uppföranderegler och är tillämpligt för samtliga entreprenörer vi de svenska bruken. Rutindokumentet infördes före 2024, men anpassades i sin helhet under 2024 genom kommu- nikationsåtgärder. Åtgärdernas effek - tivitet bedöms genom deras effekt på LTIFR. Se S1-5 på sidan 128. • Kommunikationsaktiviteter: Under 2024 har Billerud stärkt kommunika- tionen med våra entreprenörer vid bruken i Nordamerika när det gäller säkerhet. Kommunikationsaktivi - teterna innefattar enskilda säker- hetsmöten för samtliga entreprenörer, en checklista med säkerhetskrav för daglig hantering av arbetsmiljö och möten ansikte mot ansikte med entre- prenörer gällande riskbedömning. Vi bevakar och bedömer effektiviteten av dessa åtgärder genom att följa upp de olika måtten kring hälsa och säkerhet som beskrivs i S1-4 på sidan 126. • Utbildningsaktiviteter: Billerud genomförde en särskild utbildning om säkerhet för entreprenörer inom vedförsörjning i Europa, med fokus på personlig skyddsutrustning (PSU). Under 2024 har identifierade korrigerande åtgärder formaliserats som rekommendationer. Från och med 2025 kommer emellertid dessa korrigerande åtgärder att ingå i entreprenörsavtalen. Det förväntade utfallet är att minska antalet skador. Sådan PSU-utbildning har genom - förts på den svenska marknaden. Annan arbetsmiljöutbildning för entreprenörer redovisas under S1-4 på sidan 126. • Utvärderingar och revisioner: Under 2024 genomförde Billeruds vedförsör- jningsverksamhet oannonserade kontroller avseende arbetsförhållan- den och arbetsmiljö. Dessa kontroller gjordes i vårt uppströms skogsbruk i Lettland, där arbetsmiljöriskerna bedöms vara högre än på andra mark- nader. Vedförsörjningsverksamheten i Europa genomför dessutom utvärde- ringar av påverkan på arbetsmiljön för entreprenörer varje år. Under dessa utvärderingar bedömer Billerud arbetsmiljörisker tillsammans med ägaren eller företrädaren för entre- prenören och begär in stöddokument och certifieringar avseende negativ påverkan. • Branschsamarbete: Billerud är medlem i branschorganisationer och deltar i samarbetsprojekt där vi dis- kuterar arbetsmiljö för entreprenörer och delar med oss av bästa praxis. Det förväntade utfallet är att skapa kunskap och dela erfarenheter. Dessa branschsamarbetsprojekt arrangerar webbaserade utbild - ningar för entreprenörer inom ved- försörjning för att skapa principer för bästa praxis inom branschen. Även om branschsamarbete förekommer på alla marknader är de webbase- rade utbildningar som nämnts som exempel, endast för skogsbruksen- treprenörer i Sverige. Gottgörande åtgärder och incidenter gällande mänskliga rättigheter Inga särskilda åtgärder för att erbjuda eller möjliggöra gottgörande vad gäller väsentlig påverkan genomfördes under 2024 för arbetstagarna i värdekedjan. Inga visselblåsarfall avseende leve- rantörers arbetsvillkor eller arbetsmiljö inkom, och inte heller några andra fall där uppförandekoden för leverantörer inte följdes. Flera arbetsmiljörelaterade pårverkanshändelser har rapporterats via Billeruds rutiner för arbetsmiljöinci- denter. Dessa fall redovisas i S-14 på sidan 129. Information om enskilda fall är konfidentiell. Inga ytterligare insatser eller åtgärder finns på plats med det huvudsakliga syftet att åstadkomma positiv påverkan på arbetstagare i vär- dekedjan. Noll ärenden rörande mänsk- liga rättigheter och incidenter kopplade till värdekedjan rapporterades under 2024. 134 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 135 ===== Samhällsansvarsinformation Mått och mål Mål (S2-5) Andel av våra leverantörsutgifter med undertecknad uppförandekod för leverantörer Vi bevakar hur effektivt införandet av uppförandekoden för leverantörer är genom att följa upp andelen leveran- törsutgifter med undertecknad upp- förandekod för leverantörer. Målet är fastställt för hela koncernen. Genom att underteckna uppförandekoden för leve- rantörer bekräftar leverantörerna att de har förstått och följt dokumentet. Vårt mål är att uppförandekoden för leverantörer ska ha undertecknats av 95% av våra leverantörer, sett till inköpsvärde, över tillämpliga tröskelvär- den, i slutet av 2025. Målet fastställdes och beslutades 2022. Förfarandet för att fastställa målet innefattade ett beslut om en treårig målplan från koncernled- ningen. Målet omfattar alla relevanta funktioner på alla Billeruds marknader, inklusive vedförsörjning, inköp och logis- tik. Leverantörer med ett inköpsvärde under SEK 1 miljon/år ingår inte nyckel- talet. Inga uppskattningar eller antagan- den görs. Metoderna har inte ändrats 1 Över tillämpliga tröskelvärden. 2 Detta mål avser enbart vår verksamhet i Europa. Inkluderar koncerninköp och logistik men inte vedförsörjning. sedan 2023. Baslinjevärdet från 2023 är 82%, och målet för 2025 är satt till 95% med ett interimsmål på 85% för 2024. Under 2024 undertecknade 92% av leverantörerna, baserat på inköpsvärde, uppförandekoden. Vi nådde därmed målet. Andel anställda som genomförde utbildningen i uppförandekoden Billeruds uppförandekod för leverantö- rer utgår från vår uppförandekod som presenteras i G1-1 på sidan 146. Vi förlitar oss på att Billeruds företrädare har kunskap om vår uppförandekod och vår uppförandekod för leverantörer för att hantera negativ påverkan på arbets- tagare i vår värdekedja. Åtgärdernas effektivitet och policymålen i den här standarden bevakas därför också indi- rekt genom den andel anställda som genomfört utbildningen i uppförandeko- den. Vårt mål för 2024, som fastställdes 2023, var att 95% av våra medarbetare skulle ha genomfört utbildningen. Baslinjeåret är 2023 och motsvarar 95%. Målet för 2025 har fastställts till 95%. Resultatet för 2024 visar att 96% genomförde utbildningen. Andelen anställda som genomgått utbildningen innefattar alla anställda oavsett kontrakt men innefattar inte anställda i joint ventures eller intres- sebolag. Inga ytterligare uppskattningar eller antaganden gjordes. Målet god- kändes utav koncernledningen. Andel av inköpsvärdet som omfattas av leverantörsbedömning Vi bevakar hur effektivt målsättningarna i uppförandekoden för leverantörer efterlevs genom att också bevaka andelen inköpsvärde som omfattas av leverantörsbedömning. Målet omfattar leverantörsbedömningarna som genom- förs med EcoVadis och Billeruds egen bedömning av leverantörer när det gäl- ler logistik. Detta innefattar Region Europas samt- liga leverantörer utom vedförsörjning. Målet innefattar inte Nordamerika. Meto- den är baserad på inköpsvärde och begränsas till Billeruds strategiska leve- rantörer. Inga ytterligare uppskattningar görs och inga förändringar i metod har genomförts sedan 2023. Målet för 2025 är 85% med ett interimsmål för 2024 på 83%. Baslinjevärdet från 2014 motsvarar 40%. Utfallet för 2024 var att 88% av leverantörerna genomgick leverantörs- bedömning. Målet fastställdes till att öka med 2% varje år från 2018 års nivåer och godkändes av koncernledningen. Utfall 2024 Billerud lyckades nå målen för 2024 enligt förväntningarna. Anledningen till att målen uppnåddes var ett konsekvent fokus på kravställning i leveranskedjan samt på utbildningsinsatser. Arbetstagare i värdekedjan har inte del- tagit i att fastställa något av de angivna tre målen och inte heller i att följa upp resultat eller identifiera förbättringar i förhållande till målen. Leverantörer kan emellertid bevaka mål så som de pre- senteras externt i års- och hållbarhets- redovisningen, och de kan identifiera och kommunicera förbättringar rörande målen via de kontaktvägar som anges i S2-2 på sidan 132. Målen är relativa och omfattar värdeked- jan uppströms och nedströms och arbetstagare i värdekedjan i de egna verksamheterna. Måtten valideras inte av något annat externt organ än försäk- ringsgivaren. TRIFR och LTIFR för entreprenörer Entreprenörer ingår i Billeruds mål för arbetsmiljö. Läs mer i S1-5 på sidan 128. Entreprenörerna själva har inte deltagit i att fastställa säkerhetsmål men kan bevaka och identifiera förbättringar av målen genom de kontaktvägar som anges i S2-2 på sidan 132. Måtten vali- deras inte av något annat externt organ än försäkringsgivaren. Baslinjevärde Utfall 2024 Mål 2024 Mål 2025 Mål 2030 S2 – Arbetstagare i värdekedjan Basår Europa Nord- amerika Totalt Europa Nord- amerika Totalt Europa Nord- amerika Totalt Europa Nord- amerika Totalt Europa Nord- amerika Totalt Andel av våra leverantörsutgifter som omfattar leverantörer som undertecknat uppförandekoden för leverantörer1, % 2023 91 56 82 – – 92 – – 85 – – 95 – – – Andel anställda som genomförde utbildningen i uppförandekoden, % 2023 – – 95 – – 96 – – 95 – – 95 – – – Andel av inköpsvärdet som omfattar leverantörer som genomgått leverantörsbedömning 2, % 2014 40 E/T – 88 E/T – 83 E/T – 85 E/T – – E/T – 135 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 136 ===== Samhällsansvarsinformation ESRS S3 Berörda samhällen Endast en liten del av Billeruds vedför sörjning kommer från helägda skogar. I stället har Billeruds långsiktiga inköps partnerskap med skogsbruksföretag, skogsägare, virkesbolag och sågverk som säkerställer att vi har kontinuerlig tillgång till ansvarfull och kostnads effektiv vedråvara. Dessutom avverkar vi skog i Sverige via våra egna skogs brukstjänster. Som en stor inköpare av vedråvara är Billerud en viktig aktör i många av de samhällen där vi bedriver verksamhet. Vissa av regionerna vari från Billerud köper in ved eller bedriver skogsbruk är bebodda, eller ägs eller brukas av urbefolkningar. Vår potentiella påverkan på urbefolkningar beskrivs nedan. Se en översikt över identifierade väsentliga påverkan, risker och möjlig heter i SBM3 p å sidan 60. Beskrivning av påverkan Potentiella inköp utan samråd med urbefolkningar Billerud har kontakt med urbefolkningar i vår egen verksamhet i Sverige och uppströms i vår leveranskedja för ved Väsentlig påverkan, risker och möjligheter och deras förhållande till strategi och affärsmodell (S3 SBM3 ) försörjning i Sverige, Norge, Finland och Nordamerika. I Sverige kommer en liten del av Billeruds inköpta ved från regio ner i norra Sverige som bebos av den samiska befolkningen. Billerud bedriver också skogsbruk i Sverige på mark där urbefolkningar bedriver renskötsel. I Nordamerika kommer en liten del av inköpt ved från områden i Wisconsin och Michigan där olika stammar av ursprungsamerikaner lever. Samtliga berörda samhällen som kan påverkas väsentligt av Billerud ingår i denna stan dard. Om vi skulle köpa in vedråvara utan att samråda och erhålla godkännande från urbefolkningarna, skulle det eventuellt kunna orsaka negativ väsentlig påver kan på deras rätt till fritt, på förhand inhämtat och välinformerat samtycke. Fritt, på förhand inhämtat och välin formerat samtycke är en princip som erkänner rättigheten för en grupp att ge eller neka till samtycke för föreslagna projekt som kan påverka marken grup pen äger, besitter eller använder. När exempelvis föryngringsavverkning genomförs i en skog med hänglav ska träd sparas för att kunna sprida lav, eftersom detta är avgörande för rensköt sel. Utan samråd kan sådana miljöfrågor eventuellt förbises. Det kan också even tuellt påverka urbefolkningars försörj ningsförmåga och mänskliga rättigheter. Urbefolkningar löper större risk att skadas än andra grupper som lever på och använder marken i regioner där Billerud verkar. Detta har framkommit genom samtal med företrädare för ved försörjning som förts inom ramarna för vår dubbla väsentlighetsbedömning. Globalt fortsätter urbefolkningar att lida oproportionerligt av fattigdom, dålig hälsa, överträdelser av mänskliga rättig heter och miljöförstöring. Urbefolkningar drabbas exempelvis av hot mot mark rättigheter, inklusive resursutvinning, vilket är anledningen till att de riskerar att drabbas hårdare. Läs om begräns ningsåtgärder under S34 på sidan 139. Påverkan på strategi och affärsmodell Billerud har inte identifierat att den potentiella negativa påverkan som framkommer i det här avsnittet har eller kommer att få någon väsentlig negativ påverkan på vår affärsmodell, värde kedja, strategi eller beslutsfattande. Att säkerställa ansvarsfulla inköp, inklusive att respekta urbefolkningars mänskliga rättigheter, är dock avgörande för att uppfylla våra skyldigheter enligt lagar och författningar, följa kraven för rele vanta certifieringar, inleda och utveckla skogsbruksprojekt och bygga förtro ende med intressenter. Sådana aktivi teter är i sin tur avgörande för att säkra vedförsörjningen, förbli konkurrenskraf tiga och uppfylla strategiska och finan siella målsättningar och mål. Eventuell påverkan hanteras genom kvalitativa upplysningskrav och är förbundna med ytterligare enhetsspecifika kvantitativa upplysningar, vilket framgår under S35 på sidan 140. Den potentiella påverkan är branschom fattande och inte specifikt förbunden med Billeruds strategi och affärsmodell. Påverkan är mer utbredd i områden som är bebodda eller ägs eller brukas av urbefolkningar. Billerud är inblandat i de väsentliga påverkansområdena genom verksamheten uppströms inom ved försörjning och via skogsbrukstjänster i vår egen verksamhet. Det innebär att vi är inblandade i de väsentliga påver kansområdena både genom vår egen verksamhet och genom våra affärsför bindelser med leverantörer. Urbefolk ningars samhällen är belägna antingen i slutet av Billeruds värdekedja avseende markanvändning och skogsbrukstjäns ter eller via logistik uppströms och distri bution av inköpt ved. Påverkan Risk Möjlighet 136 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 137 ===== Samhällsansvarsinformation Billerud styrs av sin hållbarhetspolicy och sitt vedanskaffningsdirektiv. Hållbarhetspolicy I hållbarhetspolicyn beskrivs Billeruds övergripande ambition för miljömässiga, sociala och ekonomiska ansvar samt i vilken riktning man ska arbeta. Huvud syftet är att integrera hållbarhetsfrågor i all affärsverksamhet och allt strategiskt beslutsfattande. Policyn omfattar, men är inte begränsad till, sociala frågor, inklusive en bestämmelse om att bidra till att ha en positiv påverkan på de lokalsamhällen där Billerud bedriver verksamhet. Policyn föreskriver Billeruds åtagande att respektera och främja internationella mänskliga rättigheter samt att följa internationellt erkända riktlinjer avse ende mänskliga rättigheter. Inköp utan samråd med urbefolkningar i berörda samhällen utgör ett potentiellt negativt väsentligt område, vilket relaterar till hållbarhetspolicyn. Specfik hänsyn till urbefolkningars intressen eller andra särskilda samhällens intressen ingår emellertid inte i några policybestämmel ser eller i fastställandet av policyn. Policyn gäller för koncernen och dess dotterbolag och omfattar Billeruds glo bala aktiviteter och verksamheter, inklu sive styrelseledamöter, medarbetare, praktikanter och konsulter. Samtliga intressenter som arbetar för Billerud eller åt Billeruds räkning omfattas av policyn. I policyn framhålls att Billerud har möjlig het att påverka hållbarhetsfrågor både uppströms och nedströms i hela vår Policyer (S31 ) värdekedja. EVP Sustainability & Public Affairs är ansvarig för hållbarhetspolicyn och för att den implementeras. Proces sen för att övervaka policyn omfattar sty relsens årliga tillsyn och godkännande samt efterlevand av policyn genom till exempel mål och mått. Anonyma anmälningar om missförhållanden kan göras via Billeruds visselblåsarkanal, SpeakU p Line. Läs mer i G1 1 p å sidan 146. Enligt hållbarhetspolicyn förbinder sig Billerud till en rad initiativ och interna tionella riktlinjer. Ett urval av de mest relevanta initiativen avseende berörda samhällen är FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter, FN:s Global Compact, FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna, OECD:s riktlinjer för multinationella företag och FN:s globala mål för hållbar utveckling. Vedanskaffningsdirektiv I direktivet beskrivs de principer Bille rud måste följa vid inköp av ved. Målet är att upprätthålla konkurrenskraftiga kostnader för vedråvara och att skapa stabilitet vid variationer i vedförsörjning och produktionsefterfrågan genom balanserade lagernivåer. De väsentliga påverkansområden, risker och möjlighe ter förbundna med berörda samhällen, som direktivet hänför sig till, omfattar den negativa väsentliga påverkan om potentiella inköp utan samråd med urbe folkningar. Vedanskaffningsdirektivet föreskriver att Billerud ska ha infört system för att spåra ursprunget för den ved som ingår i våra produkter och därmed säkerställa att den kommer från ansvarsfulla och ickek ontroversiella källor. All vedråvara som kommer in i Billeruds produktion levereras antingen som certifierad ved, kontrollerad ved, vilket minskar risken för att skogsprodukter kommer från oac ceptabla källor, eller ved som omfattas av vårt system för tillbörlig aktsamhet. Enligt direktivet är följande skogscer tifieringssystem från tredje part god kända: FSC ®, SFI® eller standarder som godkänts av PEFC. Alla dessa certifie ringssystem omfattar standarder och krav avseende respekt för urbefolkning ars rättigheter. Direktivet framhåller också FN:s dekla ration om urbefolkningars rättigheter (UNDRIP). För att hantera och före bygga potentiell negativ påverkan av inköp utan samråd med urbefolkningar föreskriver direktivet att Billerud inte ska köpa in ved från aktiviteter där andan i UNDRIP inte uppfylls. På så sätt omfattar direktivet specifika berörda samhällen och inte enbart berörda samhällen i allmänhet. UNDRIP berör exempelvis en särskild rättighet för urbefolkningar avseende självbestäm mande och fritt, på förhand inhämtat välinformerat samtycke. Inga ytterligare beaktanden av urbefolkningars intres sen har gjorts i fastställandet av policyn och inga andra policybestämmelser avseende urbefolkningar ingår. Direktivet är publicerad på intranätet och styr bland annat vår organisation för vedförsörjning. Direktivet gäller för koncernen och dess dotterbolag och omfattar Billeruds globala aktiviteter och verksamheter, inklusive intressenter som styrelseledamöter, medarbetare, prakti kanter och entreprenörer. Senior Vice President Procurement & Wood Supply är ansvarig för ved anskaffningsdirektivet och för att det implementeras. Processen för att över vaka direktivet omfattar årlig tillsyn av direktivet samt efterlevnaden av direk tivet genom exempelvis mål och mått relaterade till relevanta aktiviteter och handlingsplaner. Policybestämmelser om mänskliga rättigheter Billeruds åtaganden avseende mänskliga rättigheter regleras i vår uppförandekod, hållbarhetspolicy, policy för ansvarsfullt företagande, arbetsmiljöpolicy och medarbetarpolicy. Hållbarhetspolicyn hänvisar uttryckligen till FN:s vägledande principer för mänsk liga rättigheter, ILO:s deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet samt OECD:s riktlinjer för multinationella företag. I hållbarhets policyn fokuserar åtagandet rörande påverkan på mänskliga rättigheter i lokalsamhällen inte specifikt på urbe folkningar. Som tidigare nämnts förstärker vedans kaffningsdirektivet vårt åtagande enligt UNDRIP, liksom ILO:s deklaration om grundläggande principer och rättighe ter i arbetslivet. Mänskliga rättigheter erkänns i UNDRIPå tagandet men pro cesser och mekanismer för att kontroll era efterlevnad av andra principer från FN, ILO och OECD har inte fastställts. Fall där dessa principer inte efterlevs redovisas därför inte i själva policyn. De rapporteras däremot via olika kanaler. Se S33 p å sidan 138. 137 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 138 ===== Samhällsansvarsinformation Billerud samråder alltid med urbe folkningsgrupper när den samiska befolkningens juridiska rättigheter eller sedvanerätt påverkas av vår skogsför valtning. Målet är att utbyta information för att kunna anpassa eller förhindra vissa åtgärder. Samarbetet kan ske under planeringsfasen eller under utvärderingsprocessen för en åtgärd. Information från samråd loggas och därefter vidtar Billerud åtgärder, exem pelvis genom att avbryta eller begränsa avverkningsaktiviteter. Ett annat exempel är att Billerud ibland kan skapa ”korridorer” i skogsområden för att bibehålla kontinuiteten av lavar i skogslandskapet. Detta görs i samband med våra skogsförvaltningsaktiviteter i Europa på våra egna skogsmarker och på Bergvik Skog Öst AB:s marker, där Billerud arbetar för att möta samernas behov när vi fattar beslut eller genom för aktiviteter som syftar till att hantera vår påverkan på samhällen. På mindre skogsägares mark är vår avsikt att möta samernas behov. Emellertid är det de små skogsägarna som fattar de slutgil tiga besluten. Billerud samarbetar direkt med legitimt utsedda företrädare under samråden och ansvarar för att alla parter får full ständig information i god tid. Inga steg har vidtagits för att få insyn i särskilda sårbara underkategorier i berörda sam hällen. Billerud har ingen standardiserad pro cess för att tillhandahålla eller bedöma frågor om gottgörelse om vi skulle ha en väsentlig negativ påverkan på berörda samhällen. Frågor om gottgörelse avgörs istället beroende på samman hang och från fall till fall. Urbefolkningar kan söka gottgörelse via de kanaler som beskrivs nedan. Det finns flera tillgängliga kanaler där berörda samhällen kan uppmärksamma problem och få dem behandlade. En av dessa kanaler är Billeruds kanal för visselblåsning, SpeakUp Line. Både medarbetare och externa parter kan rapportera misstänkta oegentlighe ter anonymt. SpeakU p Line finns på intranätet och på Billeruds externa hem sida. Läs mer under G1 – Ansvarsfullt företagande på sida 145. Billerud följer upp kännedomen om SpeakU p Line och hur effektiv kanalen är, exempelvis via den årliga medar betarundersökningen. Urbefolkningar deltar emellertid inte när det gäller att säkerställa effektiviteten i denna kanal eller kanalerna som presenteras i detta avsnitt. Vi bevakar frågor som tas upp via portalen och presenterar fall som hanterats via SpeakU p Line offentligt i vår års o ch hållbarhetsredovisning. Rutiner för kontakter med berörda samhällen (S32 ) Rutiner för att gottgöra för negativ påverkan och kanaler genom vilka berörda samhällen kan uppmärksamma problem (S33 ) I Europa beror formen av samarbete/ samråd som behövs på om markägaren är certifierad eller inte, skogsägarens totala yta, åtgärdsyta, typ av betesmark för renarna som påverkas och faktorer som regleras i 1992 års Förlikningsavtal. Dessa uppgifter definierar också typen och förekomsten av samråd, som kan hållas årligen eller från fall till fall. Obe roende av certifieringsstatus och andra uppgifter finns det alltid minimikrav som fastställer regler och vägledning för behov och form av samarbete. I Nordamerika är stammen Menominee en av de aktörer som vi köper ved från. Vi håller kontakt med företrädare direkt via både regelbundna samtal och sam tal från fall till fall, precis som vi gör med alla leverantörer. Vi för alltså dialogen mer frekvent och med mindre formell agenda än i Europa, vilket gör att båda parter enkelt kan påverka hur kontakten sköts. Övrig inköpsverksamhet från urbefolkningar omfattas av SFI ® och PEFCs tandarder. I Europa har Senior Director Forestry & Field Purchase det högsta operativa ansvaret för att se till att kontakterna sköts och att man informerar om hur Billerud arbetar. I Nordamerika är vår Fiber Supply Director den högst ansva riga för att kontakterna sköts. Billerud bedömer hur effektivt kontak terna sköts genom att följa upp olika mått, enligt S35 p å sidan 140. I både Europa och Nordamerika utvärderas effektiviteten också genom de årliga ledningsöversynerna, där våra certi fieringar och relaterade risker och möj ligheter analyseras. Vi granskas också kontinuerligt av certifieringsorganen för FSC ®, PEFC och SFI®, som bedömer hur effektiva våra metoder är. Billeruds intressentengagemang omfattar företrädare inom våra vedför sörjningsaktiviteter. Företrädarna är själva delaktiga i att förbereda och delta i samråd med urbefolkningar. Sådant intressentengagemang fokuserar på deras rätt till fritt, på förhand inhämtat och välinformerat samtycke när det gäl ler markanvändning samt kulturell och ekonomisk egendom. Urbefolkningar kan alltid påverka hur och när samråd och kontakter ska ske och vad som ska tas upp. I Sverige kan urbefolkningar också söka medling i frågor där man har skilda upp fattningar, till exempel via samråd eller FSC ® Sveriges tvistelösningskommitté. I Nordamerika har SFI® en hotline för alla typer av oförenliga arbetsmetoder. Den förmedlas via SFI ®:s kanaler och i brev som skickas till alla leverantörer. Det kommuniceras också i all avverkningsut bildning. På liknande sätt erbjuder FSC ® regionala hemsidor för anmälningar både i Europa och Nordamerika. Avslutningsvis finns en kanal för formella anmälningar avseende vedförsörjning och certifieringar på Billeruds externa hemsida. Interna rutiner finns och doku menteras för att hantera anmälning arna och hur de ska sparas. Kanalen administreras internt. Vi använder inte särskilda processer för att bedöma om urbefolkningar känner till kanalerna eller om en gottgörelse är effektiv. Billerud bedömer att objektiviteten hos tredje partskanalens administratör skapar tillit bland berörda samhällen. Läs mer i G11 på sidan 146. 138 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 139 ===== Samhällsansvarsinformation Begränsningsåtgärder Nationella lagar och regler för skogs bruk, som den svenska skogsvårdsla gen, EU:s timmerlagstiftning, EUTR, och USA:s timmerlagstiftning, Lacey Act, anger minimistandarden för Billeruds aktiviteter. Vi är också tredjepartscer tifierade enligt spårbarhetsstandarder fastslagna av Forest Stewardship Coun cil ® (FSC®), Programme for the Endor sement of Forest Certification (PEFC) och Sustainable Forestry Initiative (SFI ®) i Nordamerika. Principer och kriterier för certifiering innebär att skogsägare och förvaltare ska respektera och upprätthålla urbefolkningars rätt till mar kägande, markanvändning och tillgång till resurser. Billerud bedriver flera aktiviteter för att säkerställa att åtaganden gällande mänskliga rättigheter i allmänhet upprätthålls, i synnerhet åtaganden i FN:s deklaration om urbefolkningars rättigheter (UNDRIP). Dessa aktiviteter ingår emellertid inte i formaliserade handlingsplaner med fasta tidsfrister och mål. Istället är dessa aktiviteter en uppsättning åtagandeförfaranden och bestämmelser i kanaler för gottgörande som beskrivs i S33 p å sidan 138. Åtgär derna är en del av kontinuerliga insat ser och tidshorisonter är därför i stor utsträckning uteslutna. Åtgärder för att hantera vår negativa påverkan och uppfylla policymål beskrivs kortfattat i detta avsnitt. Inga väsentliga driftsutgifter eller kapitalutgif ter är avsatta för dessa åtgärder. Perso nalresurser innefattar medarbetare från vedförsörjningsverksamheten. Åtgärder (S34 ) Mått, som presenteras under S35 p å sidan 140, mäter efterlevnad av poli cymål snarare än effektivitet relaterad till åtgärdernas framsteg, eftersom åtgär derna genomförs från fall till fall. Åtgär derna bidrar till policymålen avseende åtaganden om mänskliga rättigheter och avseende inköpsåtgärder enligt strate giska mål. Den typ av åtgärd som behövs för att hantera den potentiella negativa påver kan fastställs huvudsakligen baserat på geografisk region, typ av aktivitet, och våra inköpspartners certifieringssta tus. Aktiviteter införs för att undvika att orsaka eller bidra till väsentligt negativ påverkan på berörda samhällen både i den egna verksamheten och i värde kedjan. Aktiviteter i den egna verksam heten avser huvudsakligen planering av skogsbruk och markanvändning enligt beskrivning nedan. Formen av samrådsaktiviteterna som beskrivs på denna sida förklaras mer i detalj under S33 p å sidan 138. Samråd/samarbete avseende skogs bruksaktiviteter (Europa) Billerud deltar i samarbete, samråd och gemensamma planeringsaktiviteter med urbefolkningar i vår egen verksamhet avseende skogsbrukstjänster. Detta görs i samband med avverkningsakti viteter och kommer att fortsätta utföras framöver. Avsikten med våra samråd och samarbetsaktiviteter relaterade till skogsförvaltning är att bibehålla samiska samhällen och deras rättig heter. Samråd/samarbetesaktiviteter rela terat till inköpsaktiviteter (Europa) Billerud deltar i samarbete, samråd och gemensamma planeringsaktiviteter med urbefolkningar i våra egna inköpsaktivi teter för vissa mindre skogsägare. Våra större inköpsaktiviteter beskrivs nedan. Samråds och samarbetsaktiviteterna görs i samband med avverkningsakti viteter och kommer att fortsätta utföras framöver. Avsikten är att bibehålla samiska samhällen och deras rättighe ter. Hantering av inköpsaktiviteter för certifierade leverantörer (Europa och Nordamerika) Billerud hanterar krav på urbefolk ningars rättigheter delvis genom att köpa in certifierad ved. Vi förlitar oss på FSC ® o ch PEFC c ertifieringar i Europa och FSC® och SFI®c ertifiering i Nordamerika. Certifieringarna innebär omfattande krav för skogsägare när det gäller urbefolkningars rättigheter och erbjuder mekanismer för gottgörelse av tredje part och kanaler för anmäl ningar. SFI ® innefattar inköpskrav på relationer med urbefolkningar inklusive inkludering, erkännande, utbildning och medvetenhet. I Sverige innehåller både FSC ® och PEFC bestämmelser om hur skogsbruk kan bedrivas inom rensköt selområden och hur samråd, samarbete och gemensam planering med berörda samebyar ska genomföras. FSC ® är mer strikt i sitt tillvägagångssätt än PEFC. Billeruds system för tillbörlig aktsamhet säkerställer att alla inköp följer rutinerna i FSC ® kontrollerat virke, vilket minskar risken för att skogsprodukter kommer från oacceptabla källor. Vilket även inne fattar processer för PEFCk ontrollerade källor i PEFC spårbarhetsstandard, EU:s timmerlagstiftning, EUTR, och USA:s timmerlagstiftning, Lacey Act. Svenska leverantörer certifieras i sam band med kontraktsskrivning. Dessutom utförs kontinuerligt revisioner relaterade till certifieringar för att säkerställa efter levnad. Vår hantering av inköpsverk samheten för certifierade leverantörer kommer att fortsätta utföras framöver. Avsikten är att säkerställa att leverantö rerna uppfyller samma certifieringskrav som Billerud gör. Förebyggande aktiviteter i intressent forum (Nordamerika) Billerud deltar aktivt i förebyggande åtgärder för att säkerställa förbättrat samarbete med urbefolkningar. Exem pelvis är en företrädare för Billerud ordförande i en regional SFI ®k ommitté i Nordamerika som är ansvarig för att för bättra regionala möjligheter och hantera risker, inbegripet frågor som rör urbe folkningar. Vårt deltagande i delstatliga SFI ® Implementation Committees kan engagera lokalsamhällen eller stödja National SFI® Indigenous Relations agenda. 139 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 140 ===== Samhällsansvarsinformation Mål (S3-5) Det finns för närvarande inget koncern mål avseende fritt, på förhand inhämtat och välinformerat samtycke. Billerud bevakar emellertid hur effektiva åtgär derna är för att förhindra och mildra upp komsten av sådan påverkan, genom att mäta och följa upp enhetsspecifika mått, vilka presenteras på denna sida. Billerud utvärderar den potentiella nyt tan för urbefolkningar av att definiera ett mål relaterat till vår potentiella nega tiva påverkan, men vi har inte fastställt någon specifik tidsram för att göra detta. Billerud har inget mål med en särskild tidsram eftersom påverkan bedöms som osannolik då Billerud samarbetar direkt med urbefolkningarna och inga överträdelser har skett under tidigare rapporteringsperioder. Urbefolkning arna har därför inte deltagit i att fastställa mål, följa upp resultat eller att identifiera förbättringar i relation till målen. Mått och mål Enhetsspecifika mått Nedanstående Billeruds pecifika mått används för att utvärdera utfall och effektivitet i åtgärder och policymål. Måtten rörande samråd som genomförts omfattar endast europeiska aktiviteter eftersom den typen av samråd inte är relevanta i Nordamerika. Antalet incidenter rörande överträdelser av mänskliga rättigheter innefattar både Europa och Nordamerika. Incidenterna har samlats in via Billeruds visselblå sarsystem SpeakU p Line, våra kvar talsvisa rapporter om rättstvister och den årliga undersökningen av regelef terlevnad med högsta ledningen. För mer information, se S11 7 på sidan 123. Antalet samråd följs upp i vårt system för skogsbruk. En metodförändring infördes mellan 2023 och 2024. För 2024 innefattar siffrorna verksamhet på all privat skogsmark i Europa, vilket under 2023 var begränsat till Bergvik Skog Öst AB:s mark. Denna beräkning definieras internt och har inte valideras av något annat externt organ än försäkringsgi varen. Mått Utfall 2024 1. A ntal samråd som genomfördes rörande mark som Billerud förvaltar 11 2. A ntal incidenter rörande brott mot urbefolkningars rättigheter 0 140 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 141 ===== Samhällsansvarsinformation ESRS S4 Konsumenter och slutanvändare Billeruds papper och kartong används i hela världen som förpackningsmaterial som kommer i direkt eller indirekt kon- takt med livsmedelsförpackningar eller förpackningsmaterial för medicinska produkter. Billeruds dubbla väsentlighetsbedömn- ing framhäver betydelsen av att före- bygga risk för kontaminering och att säkerställa produktsäkerhet. Nedan beskrivs den identifierade potentiella negativa påverkan. Se översikten över identifierade väsentliga påverkansom- råden, risker och möjligheter i SBM-3 på sidan 60. Beskrivning av påverkan Produkter som inte uppfyller specifikationerna kan innebära risker för slutkonsumenterna Billeruds förpackningslösningar används inom livsmedelsindustrin och för medicinska produkter och kan komma i direkt eller indirekt kontakt med konsumenter. Om de förpackning- slösningar som Billerud tillhandahåller inte skulle leva upp till specifikationerna kan detta påverka konsumenternas hälsa och säkerhet negativt. Denna identifierade potentiella negativa påver- kan är relaterad till enskilda incidenter, Väsentlig påverkan, risker och möjligheter och deras förhållande till strategi och affärsmodell (S4 SBM-3) till exempel en defekt på en produkt som inte uppfyller livsmedelssäkerhetsstan- darder. Det finns särskilda krav för produkt- säker he t när det exempelvis gäller förpack n ingar för livsmedel, medicinska produkter och leksaker. Produktspecifika frågor kan gälla överföring av kemikalier från förpackningsmaterialet till livsmedel eller direktkontaminering från främmande föremål, bakterier, virus eller allergener. Billerud har en certifierad produktion- sprocess som syftar till att förhindra och/ eller minimera risken för produkt- kontaminering. Strikta produktanalyser är en del av produktionsprocessen och hygienisk transport till kunder är ett krav innan produkterna når slutanvändaren som en färdig produkt. Billerud har ingen direkt påverkan på de potentiella negativa effekter som kan drabba konsumenter och slutan- vändare, då vi inte har kontroll över den slutliga produkten. Däremot finns det en indirekt påverkan från vår affärs- modell, eftersom vårt material är en del av slutprodukten som når konsumenter och slutanvändare. Detta illustreras av ett exempel på hur vår värdekedja kan Billeruds syn på livsmedelssäkerhet och produktsäkerhet styrs av Biller- uds verksamhets-, kvalitets- och inköpspolicy och det kompletterande livsmedelssäkerhets- och produktsäker- hetsdirektivet. Billeruds livsmedelssäkerhets- och produktsäkerhetsdirektiv beskriver förfaranden och principer för att säker- ställa livsmedels- och produktsäkerhet för förpackningsmaterial som kan komma i direkt eller indirekt kontakt med livsmedel samt medicinska pro- dukter. Direktivet gäller globalt inom Billeruds samtliga verksamheter och kräver efterlevnad av relevant lagstift- ning, kontinuerlig riskbedömning och åtgärder för förbättringar. Billeruds samtliga företrädare är enskilt ansvariga för att läsa, förstå och följa direktivet. Det tar upp all påverkan som skulle kunna beröra Billeruds slutanvändare, utan att fokusera på någon särskild grupp. I direktivet beskrivs vikten av att personal som i sitt dagliga arbete kan påverka livsmedels- och produktsäkerhet har rätt kompetens och utbildning. Billeruds direktiv för livsmedelssäkerhet och produktsäkerhet har utformats med hänsyn till våra kunders förväntningar på att våra produkter och material uppfyller certifieringsstandarder. Policyer (S4-1) Livsmedelssäkerhets- och produkt- säkerhetsdirektivet säkerställer att säkra produkter levereras till konsumenter genom att följa livsmedels s äkerhets- standarden FSSC 22000. Billeruds ambition är att certifiera alla produktions- enheter enligt FSSC 22000 när det är tillämpligt. Det uppnås genom att fast- ställa principer och ansvar tillsammans med en basnivå för produktsäkerhet, riskbedömning och ett ledningssystem för livsmedelssäkerhet. Att direktivet efterlevs kontrolleras genom årliga granskningar, kontroller och externa tredjepartsrevisioner och ses över minst en gång per år. Ansvar fastställs och eventuella avvikelser rapporteras i interna avvikelsesystem där de hanteras och följs upp. Director Global Environment & Quality är den högst ansvariga vid Billerud för genom- förande av livsmedelssäkerhets- och produktsäkerhetsdirektivet. Senior Vice President Operations & Deputy President Europe är ansvarig för verk- samhets-, kvalitets- och inköpspolicyn. Påverkan Risk Möjlighet se ut; Billerud producerar och säljer kartong till en konverterare, som modifi- erar produkten. Därefter säljs den till en varumärkesägare, som modifierar pro- dukten ytterligare, och sedan säljs den till konsumenten. Billerud skulle kunna ha en potentiell negativ påverkan på konsumenter eller slutanvändare om vårt produktmaterial inte skulle vara säkert. För att förhindra detta arbetar Billerud kontinuerligt med säkerhetsåtgärder för att säkerställa kvaliteten i våra produkter. Eventuella negativa effekter som kommer till vår kännedom kan utgöra grund för att anpassa Billeruds strategi och affärs- modell, till exempel i relation till hur vi arbetar med säkerhetsåtgärder. Inga särskilt sårbara slutanvändare har identifierats eftersom Billerud inte har någon kontroll över slutprodukten, som beskrivits ovan, och saknar därför kunskap om slutanvändarna. Inga risker eller möjligheter förbundna med denna påverkan har bedömts som väsentliga i Billeruds dubbla väsentlighetsbedömn- ing. Ingen faktisk negativ påverkan på konsumenter och slutanvändare har identifierats under rapporteringsåret 2024. 141 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 142 ===== Samhällsansvarsinformation Billerud har inte direktkontakt med slu- tanvändare eller konsumenter. Vi tar i första hand kontakt med våra kunder, varumärkesägare och konverterare för att hantera eventuella produktproblem. Om en produkt inte uppfyller standarder informerar kunderna Billerud som kan inleda en incidenthanteringsprocess för att hantera eventuell skada. I allvarliga fall har Billeruds krishanteringsteam rutiner för att gottgöra berörda konsu- menter. Erbjuda gottgörelse Billerud har ett system för återkallande av felaktiga produkter som gör det möjligt för oss att spåra och identifiera alla berörda produkter. Om skadan redan är skedd har Billerud ett centralt krishanteringsteam som varnas och ansvarar för att gottgöra alla berörda konsumenter eller slutanvändare. Billerud har inget system eller någon process för att mäta effekten av en sådan gottgörelse. Kanaler för att uppmärksamma problem Konsumenter och slutanvändare kan vända sig till Billerud direkt via visselblåsarsystemet Speak-Up Line som finns på Billeruds hemsida. Via Speak-Up Line kan externa parter anonymt rapportera eventuella över- trädelser eller oegentligheter. Läs mer om systemet för visselblåsning och hur vi följer upp och åtgärdar problem under G1-1 på sidan 146. Billerud har en kundansvarig för varje kund vilket innebär att kunderna kan uppmärksamma problem vid poten- tiella eller misstänkta incidenter. Kundernas frågor loggas i ett särskilt Rutiner för kontakter med konsumenter och slutanvändare (S4-2) Rutiner för att gottgöra för negativ påverkan och kanaler genom vilka konsumenter och slutanvändare kan uppmärksamma problem (S4-3) Customer Query Management System (CQMS) som förvaltas gemensamt med företrädare för Technical Service och tillämpliga produktionsanläggningar. Utredare för det utvalda affärsområdet/ segmentet/bruket ser till att åtgärder vid- tas. Kundernas förväntningar, frågor och krav hanteras dagligen och gås även igenom i enlighet med en formaliserad årlig rutin. Billerud förlitar sig på att aktörer i slutet av värdekedjan har processer på plats för att hantera och åtgärda eventuella negativa effekter. Även om Billerud har processer och rutiner för att förhindra negativa effekter, fokuserar dessa åtgärder främst på våra direkta kunder snarare än på konsumenter eller slutanvändare, vilket beskrivits ovan. Konsumenter och slutanvändare kan rapportera bekymmer via vår vissel- blåsarkanal på vår hemsida, som nämnts tidigare, men om ett problem uppstår skulle det vanligtvis identifieras på kundnivå. I sådana fall säkerställer livsmedelssäkerhets- och produktsäker- hetsdirektivet kvaliteten och säkerheten i våra produkter. 142 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 143 ===== Samhällsansvarsinformation Under 2024 fokuserade vi på att samordna processer mellan produktion- sanläggningar, uppdatera instruktioner -och rutiner, säkerställa interna revi- sionsprocesser och utbilda anställda i livsmedelssäkerhet. Billerud kommer att arbeta med dessa åtgärder kontinuerligt år efter år. Vi arbetar dessutom med interna revisionsprocesser och utbild- ning av anställda för att uppfylla kraven för FSSC 22000-certifiering. Våra kunder kräver att vi är certifierade enligt FSSC 2200 för att säkerställa att slutprodukten är säker för konsu- menterna. FSSC 22000 fokuserar på att förebygga eller minimera risken för produktkontaminering och därmed tillhandahålla säkra livsmedelspro- dukter till konsumenterna. Kunderna granskar regelbundet effektiviteten av Billeruds åtgärder inom livsmedels- och produktsäkerhet på plats. Syftet med granskningsprocessen är att säker- ställa att Billerud respekterar och alltid följer kundernas specifikationer och krav inom sin tillverkningsprocess och kvalitetssystem. Billerud arbetar strategiskt för att minska vår identifierade potentiella negativa påverkan, vilken är kopplad till våra certifieringsmål för Europa och Nordamerika. Se S4-5 på sida 144. Billerud arbetar kontinuerligt med att för- bättra hur vi säkerställer att vi uppfyller specifika livsmedelssäkerhetskrav i våra produkter, såsom att förhindra kontam- inering av främmande föremål, bakter- ier, virus eller allergener. Att säkerställa kontinuerliga förbättringar i relation till livsmedelssäkerhet i vår produktion är också ett krav enligt FFSC 22000-stan- darden. Detta görs genom externa och interna revisioner samt genom gransk- ningar av ledningsgruppen vid bruken, där förbättringsområden identifieras. Detta säkerställer att bruken har effek- tiva arbetsmetoder på plats. Billerud har processer på plats om vi behöver återkalla en produkt från en kund på grund av kontaminering. Vårt fokus är att arbeta baserat på förebyg- gande och korrigerande åtgärder. Till exempel, om en avvikelse härrör från transport, kontaktar vi transportören för att granska deras rutiner. De processer som Billerud har på plats när felaktiga produkter behöver återkallas beskrivs under S4-3 på sidan 142. Billerud kontrollerar kemikalier och andra råvaror som används. Vi analy- serar regelbundet våra produkter med avseende på renhet, smak, luft, med mera. För att hantera eventuell negativ påver- kan måste vår produktion leva upp till de högsta standarderna och vi säker- ställer att Billeruds produktionsenheter, i tillämpliga fall, är certifierade i enlighet med livsmedelssäkerhetsstandarden (FSSC 22000). FSSC 22000 är en livsmedelssäkerhets- standard inom General Food Safety Ini- tiative (GFSI). FSSC står för Food Safety System Certification. Standarden ger oss goda möjligheter att hela tiden för- bättra våra arbetsmetoder. Den kräver också interna och externa genomgån- gar av vårt arbetssätt. Samtliga nya medarbetare i Region Europa (men även övriga medarbetare, entreprenörer och besökare) behöver förstå vad certifieringen innebär i det dagliga arbetet och utbildning inom livsmedelssäkerhet erbjuds i vårt Global People Tool (GPT). Billerud har ett för- farande för produktåterkallande som en del av FSSC 22000-certifieringen för att säkerställa att potentiell påverkan inte når konsumenter och slutanvändare av våra förpackningsmaterial. Genom att vara certifierad säkerställer bruken kvalitet och effektivitet på pro- duktionsprocesserna. Det minskar risken för kontaminering och livsmedels- buren sjukdom, och ökar på så sätt livs- Åtgärder (S4-4) medelssäkerheten för konsumenter och slutanvändare. Många av våra kunder kräver också certifiering. Åtgärderna skiljer sig åt mellan Region Nordamerika och Region Europa och anges nedan. Region Nordamerika Under 2024 inledde Billeruds bruk i Nordamerika (Escanaba och Wisconsin Rapids) arbetet med att bli certifierade enligt FSSC 22000. I dag används inte Billeruds produkter som tillverkas i Nor- damerika för livsmedel eller medicinskt bruk. För mer information om Billeruds mål avseende konsumenter och slutan- vändare, se S4-5 på sidan 144. Region Europa Billerud Europa nådde sitt mål med FSSC 22000-certifiering för samtliga bruk redan 2019 och har sedan dess fortlöpande uppfyllt detta. Billeruds huvudåtgärd i anslutning till att hantera den väsentliga påverkan när det gäller produkt- och livsmedelssäkerhet i den europeiska verksamheten är att foku- sera på att behålla vår certifierngar. För att upprätt-hålla brukens FFSC 22000-certifieringar genomförs externa revisioner varje år. Desstuom arbetar Billerud också för att säkerställa att både Region Europa och Region Nordamerika är certifierade enligt våra uppsatta mål, som beskrivs i S4-5 på sidan 144 och när ett bruk erhåller certifiering arbetar Billerud kontinuerligt för att upprätthålla den. 143 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 144 ===== Samhällsansvarsinformation lertid har intressenter inte varit direkt involverade i processen med att fast- ställa målen. Ändringar av mål Målet utvidgades 2024 till att också innefatta Nordamerika. Lärdomar när det gäller målet innefattar en förståelse av att Billeruds kunder fortsätter att kräva att vi är certifierade enligt certifieringsstandarder. Baslinjevärde Utfall 2024 Mål 2024 Mål 2025 Mål 2030 S4 – Konsumenter och slutanvändare Basår, Europa Basår, Nord- amerika Europa Nord- amerika Europa Nord- amerika Europa Nord- amerika Europa Nord- amerika Europa Nord- amerika Andel produktionsenheter certifierade enligt livsmedelssäkerhetsstandarder, % 2019 2024 100 0 100 0 100 33 100 66 100 100 Mål (S4-5) Målsättningen är att bruken i Escanaba och Wisconsin Rapids ska vara certifi- erade enligt FSSC 22000 senast i slutet av 2025. Samtliga bruk i Nordamerika ska vara certifierade senast 2030. I Europa är Billeruds mål att bibehålla certifieringen för samtliga bruk. Billeruds mål ”andel produktionsenheter certifierade enligt livsmedelssäkerhets- standarder” har satts upp för att säker- ställa att alla material som är avsedda för direkt eller indirekt kontakt med livsmedel är säkra och uppfyller ställda krav. Målet stämmer överens med Biller- uds syn på produktsäkerhet som styrs av verksamhets-, kvalitets- och inköp- spolicyn och livsmedelssäkerhets- och produktsäkerhetsdirektivet. Målet omfattar Billeruds egen verksam- het och särskilt bruken. Målet är satt för att på ett konsekvent sätt bibehålla Billeruds höga kvalitet och resultat. Antagandet när målet sätts är att Biller- uds hela produktion ska vara certifierad och att produkterna lever upp till en global livsmedelssäkerhetsstandard. Målet är satt för att uppfylla basnivån och följande förordningar: Mått och mål • Förordning (EG) nr 1935/2004 om material och produkter avsedda att komma i kontakt med livsmedel • Förordning (EG) nr 2023/2006 om god tillverkningssed när det gäller material och produkter avsedda att komma i kontakt med livsmedel • BfR (Bundesinstitut für Risikobewer - tung, Tyskland) Rekommendation XXX VI, papper och kartong för kontakt med livsmedel, avsedd att användas vid temperaturer upp till 90 °C (förvaring och uppvärmning av livsmedel) • FDA (Food and Drug Administration, USA) Code of Federal Regulation Title 21, Chapter 1, §176.170, 176.180, conditions of use E-G, Komponenter av papper och kartong i kontakt med vattenhaltiga och feta livsmedel res- pektive torra livsmedel Utöver dessa uppfyller vissa produkter även andra krav, såsom kinesiska stan- darder för material i kontakt med livsme- del. Några kvaliteter är framtagna för att uppfylla medicintekniska standarder för pappersmaterial. Detta säkerställer att Billeruds produkter är säkra för avsedda användningsförhållanden. Resultat enligt mål Under 2024 upprätthöll Billeruds samt- liga europeiska produktionsenheter certifieringar inom livsmedelssäkerhet, vilket innebär att Billerud nådde sitt mål för de europeiska bruken. Ingen av bruken i Nordamerika blev certifierade under 2024. Certifiering- sprocesserna innefattar en extern tredjepartsöversyn och kontroll av mål. Anledningen till att vi inte nådde vårt mål i Nordamerika beror på förändringar i de produkter som är avsedda för en av våra anläggningar, vilket försenade behovet av certifiering och därmed dess priorit- erade genomförande. Metod Processen för att fastställa mål hanteras av Billeruds nätverk för livsmedelssäker- het, Center of Excellence, som består av företrädare som är specialiserade inom livsmedelssäkerhetsfrågor från Biller- uds samtliga bruk. Målen godkänns sedan av Billeruds koncerns operativa ledningsgrupp, som därmed gäller för samtliga bruk. Fastställande av målen har delvis inspirerats av intressent via kommentarer i revisionsrapporter från vårt externa certifieringsorgan. Emel- 144 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 145 ===== Detta avsnitt innehåller upplysningar enligt European Sustainability Reporting Standards (ESRS): G1 Ansvarsfullt företa- gande. Bolagsstyrnings- information 145 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 146 ===== Bolagsstyrningsinformation ESRS G1 – Ansvarsfullt företagande Billerud har genomfört en dubbel väsentlighetsbedömning för att identi- fiera påverkan, risker och möjligheter relaterade till affärsetik inom den egna verksamheten och i värdekedjan. För mer information om arbetet med den dubbla väsentlighetsbedömningen, se IRO-1 på sidan 68. Nedan följer en beskrivning av de påverkansområden, risker och möjligheter som är relaterade till affärsetik och som är väsentliga för Billerud. Se en översikt över identifie- rade väsentliga påverkansområden, ris- ker och möjligheter i SBM-3 på sidan 60. Beskrivning av påverkan Bristande leverantörsbedömning kan påverka arbetsförhållandena och faktorer i värdekedjan negativt Bristande processer för ESG-bedöm- ningar (miljö, samhälle och bolagsstyr- ning) av leverantörer kan ha en potentiell negativ påverkan på arbetsförhållanden och faktorer i värdekedjan genom att etiskt tvivelaktiga arbetsmetoder inte upptäcks. Identifiering och bedömning av väsentlig påverkan, risker och möjligheter (G1 IRO-1) Stort beroende hos vedleverantörer En annan potentiell negativ påverkan är att vedleverantörer är starkt beroende av Billerud och kan påverkas negativt av försenade betalningar. Detta gäller särskilt Billeruds skogsentreprenörer i Baltikum. Om Billerud skulle betala för- sent eller säga upp kontrakt kan det få en potentiell negativ påverkan på dessa entreprenörers finanser. Beskrivning av risker och möjligheter Böter och skadat anseende för varumärket samt försämrade kundrelationer till följd av potentiella korruptionsfall Billerud riskerar böter och skador på vårt varumärke samt våra kundrelationer till följd av potentiella korruptionsfall. Dessa risker inkluderar åtgärder som represen- tanter vidtar på Billeruds vägnar och som strider mot tillämpliga lagar och interna- tionella standarder avseende bekämp- ning av korruption och penningtvätt, vilket kan utsätta Billerud för betydande böter, försämrat rykte och andra liknande konsekvenser. Billerud har flera styrande policyer och direktiv som syftar till att hantera påver- kan, risker och möjligheter kopplade till affärsetik och företagskultur. Upp- förandekoden är koncernens övergri- pande styrdokument. Billeruds styrelse har också antagit åtta koncernpolicyer, varav flera behandlar affärsetik, etiska frågor och regelefterlevnad. Här bör specifikt nämnas policyn för ansvarsfullt företagande. I relation till denna policy har flera styrdokument (direktiv) anta- gits, som behandlar specifika frågor mer detaljerat, inklusive korruptionsbekämp- ning, efterlevnad av konkurrenslag- stiftning och granskning av tillbörlig aktsamhet hos våra affärspartners. Uppförandekod Billeruds uppförandekod ligger till grund för hur vi ska uppträda mot varandra och våra intressenter. Uppförandeko- den samlar koncernens värderingar, förhållningssätt och riktlinjer som ska styra våra relationer med varandra, våra affärspartner och samhället i stort. Uppförandekoden fastslår exempelvis att vi alltid ska sätta säkerheten först, respektera mänskliga rättigheter, ha nolltolerans för korruption och ta ansvar för att minska vår miljöpåverkan. Uppfö- randekoden beskriver hänsyn gentemot viktiga intressenter såsom våra med- arbetare, arbetstagare i värdekedjan, lokalsamhällen och kunder samt natur Affärsetiska policyer och företagskultur (G1-1) och miljö. Representanter från alla delar av koncernen, fackföreningar och bruk- schefer konsulterades vid fastställandet av koden. Uppförandekoden gäller för alla som arbetar för eller åt Billeruds vägnar. Detta omfattar inte bara medarbetare utan även styrelsen, konsulter och entre- prenörer. Uppförandekoden understryker tredje- partsstandarder och initiativ som Bille- rud ska respektera genom att tillämpa koden, vilket innefattar Parisavtalet samt överenskommelser om mänskliga rättig- heter, arbetsrättigheter, anställdas rätt till föreningsfrihet och kollektiva förhand- lingar samt nolltolerans för korruption. Uppförandekoden är den högsta nivån i koncernramverket för styrdokument och ligger till grund för våra policyer och uppföranderegler. Uppförandekoden antas slutgiltigt av Billeruds styrelse. Den nuvarande uppförandekoden gäller från och med den 15 mars 2021. Den högsta nivån i organisationen som ansvarar för genomförandet av policyn är Billeruds VD. Andelen medarbetare som har genomgått utbildning i uppförandeko- den redovisas under S2-5 på sidan 135. Uppförandekoden behandlar följande väsentliga risker och möjligheter: böter och skadat anseende för varumärket Påverkan Risk Möjlighet Förespråkande av fiberbase - rade förpackningslösningar och lobby verksamhet Billerud förespråkar fiberbaserade förpackningslösningar. Genom att engagera sig i olika nätverk och branschföreningar stöder Billerud ini- tiativ för cirkulära och fiberbaserade förpackningslösningar. Att engagera sig i förbättrade förutsättningar för cirkulära och fiberbaserade förpackningslös- ningar ger Billerud möjligheter att öka incitament och affärsmöjligheter inom branschen. 146 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 147 ===== Bolagsstyrningsinformation och försämrade kundrelationer till följd av potentiella korruptionsfall. Koden omfattar delvis förespråkande av fiber- baserade förpackningslösningar. Policy för ansvarsfullt företagande Billeruds policy för ansvarsfullt före- tagande fastställer de övergripande principerna och minimikraven som utgör Billeruds allmänna åttagande för ansvarsfullt företagande. Policyn bygger på standarder och initi- ativ från tredje part, till exempel OECD:s riktlinjer för multinationella företag om ansvarsfullt företagande. Policyn hänvi- sar dock inte direkt till sådana riktlinjer. Policyn kompletteras av underliggande direktiv och andra styrdokument som specificerar mer detaljerade regler för ansvarsfullt företagande. Policyn har tagit hänsyn till intressen från viktiga intressenter, såsom medarbetare, arbetstagare i värdekedjan, lokalsam- hällen, kunder och affärspartner, vilka har representerats av interna intressen- ter vid fastställandet av policyn. Policyn gäller för Billerud och koncer- nens dotterbolag och omfattar även Billeruds affärsverksamhet och verk- samhet globalt. Detta inkluderar alla som arbetar för Billerud eller åt Billeruds vägnar, inklusive styrelseledamöter, anställda, praktikanter, entreprenörer och konsulter. EVP Legal & General Counsel är den högsta nivån i organisationen som ansvarar för genomförandet av policyn. Vår policy för ansvarsfullt företagande adresserar följande väsentliga risker: böter och skadat anseende för varumär- ket och försämrade kundrelationer till följd av potentiella korruptionsfall. Visselblåsningsdirektiv Syftet med visselblåsningsdirektivet är att etablera Billeruds visselblåsnings- system och processer för att rapportera observerade oegentligheter. Direktivet uppmuntrar dessutom personer att rap- portera eventuella oegentligheter. Direkti- vet skyddar även de som rapporterar från risker för repressalier eller diskriminering på grund av att de rapporterar misstänkta oegentligheter eller fel som inträffat i ett arbetsrelaterat sammanhang. Exempel på oegentligheter är korruption, ekono- miska bedrägerier och kränkningar av mänskliga rättigheter. För att det skydd som anges i direktivet ska gälla måste rapportören rapporterat i god tro. Detta innebär att rapportören ska ha haft skälig anledning att anta att rapporterad infor- mation är sanningsenlig. Direktivet gäller för Billerud och koncer- nens dotterbolag. Det omfattar Billeruds affärsverksamhet och verksamhet glo- balt. Direktivet gäller för alla som arbetar för eller åt Billeruds vägnar och andra som är eller har varit engagerade i kon- cernens verksamhet i ett arbetsrelaterat sammanhang. Både Billeruds medarbe- tare och externa personer kan rappor- tera via visselblåsarsystemet. Direktivet är anpassat efter- och kompletterar policyn för verksam- hetsstyrning. Det finns inga relevanta hänvisningar till tredjepartsstandarder i direktivet. I visselblåsningsdirekti- vet beskrivs den hänsyn som tas till nyckelintressenters intressen, som medarbetare och konsulter, vilka har representerats av interna intressenter när direktivet fastställdes. Group Compliance Officer är ansvarig för visselblåsningsdirektivet och för att det implementeras. Visselblåsningsdirektivet adresserar följande väsentlig risk: böter och skadat anseende för varumärket och försäm- rade kundrelationer till följd av potenti- ella korruptionsfall. Uppförandekod för leverantörer Billeruds uppförandekod för leverantö- rer följer Billeruds uppförandekod för de egna medarbetarna och bygger på våra principer och riktlinjer. Till exempel åtar sig Billerud att främja hållbarhet, kvalitet och kundvärde, och arbetar aktivt för att följa och främja internationella standar- der avseende miljö, mänskliga rättighe- ter, arbetsförhållanden, bekämpning av korruption och affärsetik. Läs mer om uppförandekoden för leverantörer i S2-1 på sidan 131. Uppförandekoden för leverantörer adresserar följande väsentlig påverkan: bristande leverantörsbedömning i delar av Billerudskoncernen som potentiellt påverkar arbetsförhållandena och fakto - rer i värdekedjan. Public Affairs direktiv Billeruds Public Affairs direktiv fast- ställer de övergripande principerna och minimikraven som utgör Billeruds allmänna åtagande för ett ansvarsfullt engagemang inom public affairs. Direk- tivet kompletterar hållbarhetspolicyn. Direktivet gäller för Billerud och dot- terbolag och omfattar även Billeruds affärsverksamhet och verksamhet globalt. Detta gäller för alla Billeruds anställda och personal som arbetar för Billerud eller på Billeruds vägnar, inklusive styrelseledamöter, anställda, praktikanter och konsulter. Det finns inga relevanta hänvisningar till tredjepartsstandarder i direktivet. Direktivet har beaktat intressen från nyckelintressenter, såsom anställda och konsulter, vid fastställandet av direktivet. Billeruds Public Affairs Director är den högsta nivån i organisationen som är ansvarig för genomförandet av direktivet. Public Affairs direktivet adresserar föl- jande väsentliga risker och möjligheter: böter och skadat anseende för varumär- ket och försämrade kundrelationer till följd av potentiella korruptionsfall samt förespråkande av fiberbaserade förpack- ningslösningar och lobbyverksamhet. Processen för övervakning av styrdokument En viktig del av Billeruds bolagsstyr- ningsystem är det koncernövergripande ramverket för styrdokument, som säkerställer att styrdokument i Billerud upprättas, implementeras, tillämpas, övervakas och granskas konsekvent och på ändamålsenligt sätt i hela koncernen. Koncernens policyramverk övervakas kontinuerligt för att säkerställa fullstän- dighet, enhetlighet kring utformning och ansvar för genomförande. Uppda- teringar av policyer granskas årligen av ledningsgruppen och styrelsen med stöd från revisionskommittén. Emellertid är det ägaren för varje styrdokument som ansvarar för dess efterlevnad. Koncernledningen granskar Billeruds policyer årligen och ansvarar för att säkerställa att nödvändiga interna kon- troller implementeras vid behov för att hantera betydande risker i den dagliga verksamheten. Detta inkluderar koncer- növergripande styrdokument som ska göra det möjligt för enskilda medarbe- tare att förstå sin roll i att upprätthålla adekvat intern kontroll. Dessa processer för övervakning är tillämpliga på Bille- ruds uppförandekod, policier och direk- tiv som beskrivs i G1-1. Efterlevnadsprogrammet för ansvarsfullt företagande är ett sätt att säkerställa att Billerud lever upp till sin uppförandekod och sina policydokument. Efterlevnadsprogram för ansvarsfullt företagande Billeruds koncernledning fastställer de koncernövergripande värderingarna och den långsiktig visionen, samt strate- gier och policyer för koncernen baserat på de mål som styrelsen fastställt. Bil- leruds uppförandekod och värderingar – Vi värnar om varandra och Vi håller det vi lovar – utgör hörnstenarna i Billeruds program för ansvarsfullt företagande. Billeruds efterlevnadsprogram för ansvarsfullt företagande (Responsible Business Compliance Programme) syf- tar till att stärka ansvarsfullt företagande, öka medarbetarnas kännedom och minska koncernens affärsrisker. Dessa risker påverkas av en alltmer komplex regulatorisk miljö. För att minska ris- kerna innefattar arbetet processer för riskbedömning, due diligence, utbild- ning, uppföljning och rapportering. Viktiga komponenter i programmet är integrerade i affärsprocesserna. En viktig aspekt av ansvarsfullt företagande är att ha tillräckliga kunskaper om sina affärspartner. Billerud kategoriserar vissa marknader som högriskmarknader beroende på den uppfattade graden av korruption, förekomst av internatio- nella sanktioner, historia av brott mot mänskliga rättigheter och/eller brist på 147 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 148 ===== Bolagsstyrningsinformation Billeruds efterlevnadsprogram för ansvarsfullt företagande fokuserar på de fem områdena bekämpning av penningtvätt, bekämpning av korruption, efterlevnad av konkurrensregler, efterlevnad av internationella sanktioner och respekt för mänskliga rättigheter . Det är flera komponenter som är nödvändiga för att säkerställa regelefterlevnad inom dessa områden, vilket framgår av tiostegshjulet. Varje steg följs upp regelbundet och revideras för att identifiera möjligheter till förbättringar och mer effektiva processer . transparens. Beroende på kategorise- ringen tillämpas olika former av åtgärder i frågor som rör due diligence för affärs- partner i sådana länder. De viktigaste delarna i efterlevnadspro- grammet för ansvarsfullt företagande regleras i relevanta styrdokument (policyn för ansvarsfullt företagande, ett antal koncerndirektiv, processer, rutiner och andra stöddokument). Detta ramverk tillämpas globalt och utgör en koncernövergripande standard för ansvarsfullt företagande. Billeruds efterlevnadsprogram för ansvarsfullt företagande fokuserar på följande fem områden: bekämpning av penningtvätt, bekämpning av korrup- tion, efterlevnad av konkurrensregler, efterlevnad av internationella sanktioner och respekt för mänskliga rättigheter. Flera komponenter är nödvändiga för att säkerställa efterlevnad, vilket framgår av hjulet på sidan 148. Varje steg följs upp regelbundet och revideras för att identi- fiera möjligheter till förbättringar och mer effektiva processer. Utvärdering av vår företagskultur görs genom utbildning i uppförandekoden och upppföljning av Employee Net Promoter Score (ENPS), vilket mäts genom vår årliga medarbe- tarundersökning. Läs om vårt mått för utbildning i uppförandekoden i S2-5 på sidan 135 och vår medarbetarundersök- ning i S1-2 på sidan 118. Billerud har en Legal & Strategic Projects-funktion, som innefattar regelef- terlevnadsexpertis, som ansvarar för att öka medvetenheten om Billeruds regler och rutiner avseende affärse- tik. Dessutom har Billerud ett internt kontrollsystem, som granskas av en internrevisionsfunktion. Detta system ska avslöja eventuella gap och avvikelser i befintliga processer. Risker kopplade till ansvarsfullt företagande hanteras i första hand i ERM-systemet (Enterprise Risk Management). En undersökning skickas årligen till utvalda chefer som tillsammans täcker in alla delar av koncernen. Syftet är att öka kunskapen om eventuellt olagligt eller oetiskt beteende under året, och vid behov vidta ytterligare åtgärder. Utöver ovanstående har Billerud vissel- blåsarsystemet Speak-Up Line. Både medarbetare och tredje part kan rap- portera misstänkta oegentligheter och olagligt beteende i Billeruds verksam- het. Rapporter som inkommit via detta system utreds och om påståendena är underbyggda kan disciplinära och korri- gerande åtgärder vidtas. Information om visselblåsarsystemet är tillgänglig både på intranätet och på Billeruds externa hemsida. Visselblåsarsystemet tillhandahålls av en tredjepartsleverantör men hanteras av Billerud och rapportering kan göras anonymt. Systemet är linjerat med till- lämpliga EU-regler för visselblåsning och är anpassat till och baseras på hög- sta standard för informationssäkerhet och konfidentialitet, till exempel när det gäller krypterad information. Rapporter och meddelanden som tas emot via Speak-Up Line är endast till- gänglig för utsedda personer som tar emot och hanterar informationen. Vid behov kan experter kallas in till utred- ningsprocessen. Alla som utreder fall inom ramen för Speak-Up Line arbetar under sekretess. Alla personuppgifter skyddas, samt raderas i enlighet med lagar och interna regler, när personupp- gifterna inte längre behövs och/eller när fallet är hanterat och avslutat. Visselblå- sare som rapporterar enligt visselblå- sarsystemet skyddas mot repressalier och annan negativ behandling. Detta följer både Billeruds interna regler och EU:s lagstiftning om visselblåsning. Billerud mäter effektiviteten i och medvetenheten om Speak-Up Line. Detta görs via den årliga medarbetar- undersökningen. Genom utbildningen i uppförandekoden får alla medarbetare utbildning i hur man rapporterar oro för oegentligeheter. Personal som tar emot rapporter får ingen specifik utbildning men uppdateras fortlöpande av Legal & Strategic Projects-funktionen. Ärenden som utreds inom ramen för visselblåsarsystemet och resultat av utredningarna rapporteras kvartalsvis till revisionsutskottet och årligen till styrelsen. Ledningsgruppen uppdate- ras efter behov. Fall som rapporteras i visselblåsarsystemet besvaras inom sju dagar och utreds snabbt. Rapporte- rade ärenden hanteras genom interna utredningar, som leds av utsedda Spe- ak-Up-Line-utredare från funktionerna Legal & Strategic Projects, Global HR och Internrevision. De genomför självständigt och objektivt interna utredningar, och kan kalla in ytterligare interna eller externa experter – även dessa bundna av strikt sekretess. Det finns även andra sätt att anmäla miss- förhållanden, till exempel avseende diskriminering. För mer information, se S1-3 på sidan 118. Billerud har en särskild utbildning i uppförandekoden, som är obligatorisk för alla anställda. Detta är den övergripande utbildningen i affärsetik och genomförs i samband med introduktionen av nya medarbe- tare. Befintliga medarbetare måste göra om utbildningen vartannat år. Billerud erbjuder också dedikerad och mer specifik utbildning om bekämpning av korruption och konkurrenslagstiftning. Utbildningen är tillgänglig för alla men obligatorisk endast för de befattningar som identifierats som mer exponerade för risker avseende korruptions- och konkurrenslagstiftning. I detta fall har alla tjänstemän bedömts vara mest exponerade. Läs mer i G1-3 på sidan 149. Vidare genomför Legal & Strategic Projects-funktionen fortlöpande utbild- ning och ger råd om affärsetik. 10 Rapportering, testning och uppföljning 9 S peak-Up Line och utredningar 1 Riskbedömning 8 I ncitament och disciplinära åtgärder 2 Å tagande från koncern - ledning och styrelse 7 T illbörlig aktsamhet för våra affärsparter 6 U tbildning, kommunikation och rådgivning 5 Styr- dokument 4 Avtalsklausuler 3 Organisation och resurser 148 Ladda ner pdf för utskrift Års- och hållbarhetsredovisning 2024 Inledning 2 Förvaltningsberättelse 2 3 – Finansiell översikt 2 3 – Bolagsstyrning inom Billerud 2 9 – I ntern kontroll över finansiell rapportering 34 – Koncernledning 3 6 – Styrelse 3 8 – Risker och riskhantering 4 0 – Hållbarhetsrapport 4 5 Allmän information 4 6 Miljöinformation 74 Samhällsansvarsinformation 1 14 Bolagsstyrningsinformation 1 45 – Bestyrkanderapport 1 53 Finansiella rapporter, underskrifter och revisionsberättelse 1 55 Övrig information 2 05 ===== SIDA 149 =====